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Detlef Dietlein
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pt4s steht für planteam4solutions. Wir begleiten ihre digitale Transformation mit innovativen Kommunilkations- und Kollaborationskonzepten.
Wir schaffen eine neue digitale Heimat für Ihre Mitarbeiter und Projekte!
Enterprise Social Netzwerke (ESN) und Interaktive Intranets (Social Intranet) sind zwei Beispiele solcher Konzepte.

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Detlef Dietlein

Win-win für Mitarbeiter und Unternehmen

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In diesem Blog möchte ich der Frage nachgehen, wie Enterprise Social Networks (ESN) für Mitarbeiter und Unternehmen einen merklichen Nutzen stiften.

Positionierung einer ESN Softwarelösung

Die folgende Graphik zeigt die Einordnung einer ESN-Lösung in die Infrastruktur eines Unternehmens.

 

 

ESN ein eigenständiger digitaler Arbeitsplatz

ESN Konzepte sind nicht dazu geeignet, Fachanwendungen zu ersetzen. Vielmehr geht es darum, dem Einzelnen einen digitalen Arbeitsplatz mit entsprechenden Werkzeugen anzubieten, um die persönliche Arbeit optimieren zu können. Entsprechend sind die Akteure einer Enterprise Social Network Lösung in erster Linie Wissensarbeiter.

Die Profiteure sind allerdings alle Mitarbeiter im Unternehmen, die von dokumentierten Erfahrungen und Know how sowie der Expertise anderer für ihre tägliche Arbeit Hilfestellungen bekommen.

Beispielhaft habe ich nachfolgend die Projektarbeit mit einer ESN Lösung skizziert.

Zusammenspiel von Fachanwendung und ESN in der Projektarbeit

Die Projektplanung findet nach wie vor in der Projektmanagementsoftware statt. Die Ausarbeitung der Vorgaben, zum Beispiel eines Meilensteins, passieren in der ESN Software.

ESN - eine zentrale Plattform

Damit wird die gesamte Kommunikation, Kollaboration auf einer zentralen Plattform realisiert. Entscheidungen sind nachvollziehbar und Dokumentationen stehen immer allen Projektmitgliedern in einer finalen und gleichen Version zur Verfügung. E-Mail-Kommunikation für Abstimmungen oder Entscheidungsfindungen sind nicht mehr erforderlich.

Neue Projektmitglieder haben sofort Zugriff auf alle relevanten Projektinformationen und können bereits getroffene Entscheidungen und Entscheidungswege nachvollziehen. Die Projektteams können flexibler und vor allem bedarfsgerecht zusammengestellt werden. Internationale Projektteams können trotz Zeitverschiebung leichter zusammenarbeiten.

ESN – Vernetzt alle Projektmitglieder

Enterprise Social Business Plattformen sind auf allen Devices ohne Softwareinstallation nutzbar. Das ermöglicht die Einführung alternativer Arbeitsformen.

Viele ESN Lösungen ermöglichen zudem die ad hoc Integration Dritter (Kunden, Projektanten, Subunternehmer, …) im jeweiligen Projektraum. Dazu sind in der Regel keine aufwändigen IT-Prozesse und Verfahren erforderlich. Das können die Projektverantwortlichen selbst ohne dabei die globalen IT-Security Policies zu verletzen.

ESN – Wissensmanagement 4.0

Eine fachgerecht und umsichtig implementierte ESN Plattform schafft einen enormen Mehrwert für die Mitarbeiter und das Unternehmen. Durch die zunehmende Vernetzung von Mitarbeitern, Ideen, Arbeitsergebnissen und Meinungen werden Unternehmenswissen und Projekterfahrungen sowie die dazugehörigen Experten transparent.

Das Rad muss in Folgeprojekten nicht immer wieder aufs Neue erfunden werden.

Die Einarbeitungszeit neuer Mitarbeiter lässt sich um bis zu 50% reduzieren. Der Onboardingprozess beginnt durch aktive Vernetzung und die Verfügbarkeit von Unternehmenswissen und Erfahrungen deutlich früher und ist weit effizienter.

ESN – Innovationsmanagement 4.0

ESN Implementierungen können den aktiven Austausch aktiv fördern. Das Wissen um die Bedürfnisse der Kunden und vor allem das Wissen um Änderungen in den Bedürfnissen ist immer häufiger der entscheidende Wettbewerbsvorteil. Die Überwindung von Silos und eine neue Form der abteilungs- und standortübergreifenden Zusammenarbeit, wie sie in einem ESN Konzept gelebt wird ist dazu unerlässlich.

Ergänzt um Initiativen, Umfragen und Moderationen können die Erfahrungen und Expertisen aller Mitarbeiter in einem Innovationsmanagement 4.0 gebündelt werden. Das ist weit mehr als ein elektronisch aufgepepptes Betriebliches Vorschlagswesen.

Intranet 4.0 – Social Intranet

Wenn es sich anbietet empfehlen wir die Integration eines Social Intranet Projektes bei der ESN Implementierung.

Das schafft mehrere Vorteile:

  • Einführung der neuen Technologien in unterschiedlichen Geschwindigkeiten – je nach Reifegrad des jeweiligen Mitarbeiters
  • Bereitstellung von Inhalten – das erleichtert den Start des ESN Projektes
  • Ablösung von Mitarbeiterzeitschriften oder älteren Technologien eines traditionellen Intranets
  • Integration des Intranet Redaktionsteams in das ESN Projekt

Resümee

ESN Implementierungen haben keinen Einfluss auf die bestehenden Fachanwendungen. Vielmehr schaffen sie einen neuen digitalen Arbeitsplatz, der auf einer zentralen Plattform die Erfüllung der persönlichen Arbeitsaufgaben unterstützt.

Flexibilität, Eigenverantwortung und alternative Arbeitsformen werden durch ESN Mobility Strategien gefördert. Ebenso die Integration Dritter in dem jeweiligen Arbeitsteam.

Alle Informationen, Interaktionen, Erfahrungen, Arbeitsergebnisse, Recherchen, Dokumente, Expertisen sind an einem Ort und überall verfügbar.

Das schafft Transparenz und macht die Nutzung alternativer Internetapplikationen (Dropbox, Evernote und andere) überflüssig.

 

 

Mit einem Experten sprechen

 

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Uwe Niemiec

Warten oder Starten? Jetzt oder später? Oder zu spät??

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Wann ist der passende Zeitpunkt gekommen, um sich mit der Neugestaltung der Art und Weise, wie Unternehmen kommunizieren, zu befassen?

Wenn wir mit Unternehmen darüber sprechen, wie die Kommunikation mit zeitgemäßen Werkzeugen eine neue Qualität erhalten kann und auf welche Bereiche das Auswirkungen hat, so bekommen wir hin und wieder zu hören: Das ist sehr spannend und interessant, wir müssen das Thema wirklich angehen. Aber momentan haben wir gerade alle unsere Ressourcen in diversen Projekten gebunden. Lassen sie uns das erledigen, dann sprechen wir weiter.

Sie haben sicher davon Notiz genommen: die amerikanische Spielwaren-Kette ToysRUs mit weltweit 1.500 Filialen hat am 19.9.2017 Insolvenz angemeldet. Dafür scheint es zwei Gründe zu geben: zum einen wurde das Unternehmen  mit den durch den Kauf übertragenen Schulden mit hohen Verbindlichkeiten belastet. Das hat diese Entwicklung drastisch beschleunigt. Denn es kommt noch ein anderer Grund hinzu: es ist nicht gelungen, sich den Veränderungen des Marktes anzupassen und auf sich verändernde Kundenanforderungen zu reagieren.

So wurde offensichtlich nicht erkannt, dass die Themen Sicherheit und Gesundheit eine wachsende Rolle spielen. Die Folge: teure und am Image kratzende Rückrufaktionen wegen hoher Belastungen in Kinderspielzeug.Und schauen Sie sich die Kundenbewertungen an, welche z.B. auf Spiegel Online gepostet wurden:

Kleiner Auszug gefällig?: „ Scheissklitsche mit überteuerten Waren und … begrenztem Sortiment“ oder „Der Online-Shop ist eine Katastrophe, ….“ Oder „ … wie in einer Zeitkapsel, …, das Angebot ist von gestern…“

 Das Management hat jetzt sicher alle Hände voll zu tun, um zu retten was zu retten ist. Und auch bisher war die Zeit sicher mit vielen Projekten ausgefüllt. Die alle unheimlich wichtig und dringend waren. Möglicherweise wird bald mehr Zeit sein, viel mehr Zeit....

Die Mitarbeiter an der Basis haben die Marktveränderungen sicher schon lange wahrgenommen. Möglicherweise gab es sogar Ideen, wie man regional am besten hätte agieren können. Und obwohl man keine hellseherischen Fähigkeiten haben muss um zu erkennen, dass sich im stationären Handel gerade einiges tut, wurden offensichtlich nicht die richtigen Weichen gestellt. Es ist nicht gelungen, ein eigenes digitales Ökosystem zu etablieren, welches wertvolle Daten aus den bestehenden Kundenbeziehungen generiert und damit Trends, Chancen und Bedrohungen erkennen lässt. Es ist wohl nicht gelungen, die Ideen und das Engagement aller Mitarbeiter zu bündeln und zu neuen Angeboten und Leistungen zu entwickeln. Damit wurden viele Arbeitsplätze aufs Spiel gesetzt und ein enormer Börsenwert zerstört. Verstärkt wird die aktuelle Situation noch dadurch, dass oft diese Ungewissheit über die Zukunft des Unternehmens für die fähigen, wertvollen Mitarbeiter der Grund ist, sich neu zu orientieren. Sie werden offen für Angebote vom Wettbewerb, und das Unternehmen verliert genau die Köpfe, die es für einen Turnaround dringend benötigen würde.

 Wieviel Zeit haben Unternehmen, sich auf Veränderungen einzustellen?

Zurück in unsere Welt: Manchmal werde ich von Entscheidern nach meiner Einschätzung gefragt, wie dringlich wir das Thema sehen, wie viel Zeit für die Veränderungen bleiben. Die Frage kann ich nicht beantworten. Das können nur die Kunden und die Mitarbeiter, und Ihre bekannten und noch nicht bekannten Wettbewerber. Diese drei Gruppen entscheiden darüber, wie schnell sich der Markt verändert.

Wer hatte auf dem Radar, dass Vissmann als Hersteller von Heizsystemen mit der energycommunity als neuer Player in den Markt der dezentralen Energie-Erzeugung eintritt? Und dafür z.B. der EnergieDienst als Versorger sich im Segment der Elektromobilität ausbreitet?

Manche Branchen stehen unter größerem Druck, andere sind oder fühlen sich noch relativ sicher. Aber wenn wir aus der Vergangenheit lernen können, dann eines: wenn Veränderungen spürbar werden, dann entfalten diese eine enorme Power. Deshalb sind wir der festen Überzeugung: Mehr Zeit tut gerade bei Veränderungen gut. Es hilft, überlegt und planmäßig agieren zu können und zwingt nicht zur Reaktionen mit dem Rücken an der Wand. Und ein gutes Frühwarnsystem, welches wertvolle Informationen ungefiltert und ungeschminkt zu den Entscheidern durchlässt kann existenzsichernd sein.

Insofern kann ich eine Frage immer beantworten:

Wann ist der beste Zeitpunkt, sich mit der Zukunft auseinanderzusetzen und Grundlagen zu schaffen? – Jetzt!

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Uwe Niemiec

Onboarding mit Enterprise Social Network wirkungsvoll gestalten

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Enterprise Social Network im Personalwesen

Teil 2: Onboarding - Kommunikation ist (fast) alles.

In ersten Teil haben wir uns damit auseinandergesetzt, wie ein Enterprise Social Network Unternehmen dabei unterstützen kann, dass sich fähige Kandidaten für die vakanten Stellen interessieren und somit die Voraussetzungen für einen Bewerbungsprozess gegeben sind. Heute sehen wir uns an, wie ein Enterprise Social Network hilft, neue Mitarbeiter besser und schneller in das Unternehmen zu integrieren.

 

 Interaktives Bewerbermanagement entwickelt sich zum Standard

Der Bewerbungsprozess ist vergleichbar mit dem Kennenlernen neuer Personen im persönlichen Umfeld. Am Anfang werden Standard-Dokumente ausgetauscht: Lebenslauf, Zeugnisse, Nachweis von Qualifikationen. Mit mehr oder weniger Aussagekraft. Um den Start des Bewerbungsprozesses so einfach wie möglich zu machen und damit die Hürde für eine Bewerbung so niedrig wie möglich geben sich immer mehr Unternehmen mit rudimentären Informationen zufrieden.

Mit dem Fortschreiten des Prozesses wird es notwendig, diese Basis-Informationen sukzessive anzureichern. Moderne Bewerbermanagement-Systeme wie umantis bieten die Möglichkeit, diesen Austausch zentral über dieses System zu organisieren. Der Kandidat kann sein Profil ergänzen und erforderliche Dokumente hochladen. In der Personalabteilung verfügt jeder Mitarbeiter über alle Informationen, kann diese Dokumente einsehen und die bisherige Kommunikation nachvollziehen.

 

Onboarding – Willkommen im Unternehmen

 Unter Onboarding wird der Prozess von der Unterschrift des Arbeitsvertrages bis zum Ende der Probezeit verstanden. Welche Bedeutung diesem Zeitraum einzuräumen ist zeigen verschiedene Analysen. So sind 15% der neuen Mitarbeiter nach dem ersten Arbeitstag nicht sicher, ob die getroffene Entscheidung richtig war und denken bereits über Kündigung nach!

 

Administratives Onboarding

Es gilt, alle mit der Neueinstellung verbundenen administrativen Aufgaben strukturiert und vollständig zu bewältigen: Austausch von Unterlagen, Anlage in diversen Systemen (Personaladministration, Idendity-und Lizenz-Management,…), notwendige Schulungen und Einweisungen, Erstellen des Einarbeitungsplanes, Ausstattung des Arbeitsplatzes und Bereitstellen von Arbeitsmitteln (PC oder Laptop, Firmenwagen, …). Wir gehen davon aus, dass die damit verbundenen Prozesse immer stärker von den in den jeweiligen Fachabteilungen genutzten Fachanwendungen integriert werden. Die dazu erforderlichen Schnittstellen zwischen den beteiligten Systemen zu definieren ist eine Frage der Technik und der internen Organisation. Dieser Teil wird von Kandidaten als Hygiene-Faktor gesehen, hier kann ein Unternehmen nicht punkten, sondern nur einen schlechten Eindruck hinterlassen.

 

Emotionales Onboarding

Die zweite Komponente betrifft die Integration des neuen Mitarbeiters in das Unternehmen und in das Team.

Es hat sich herausgestellt, dass die Spanne von drei Monaten und mehr zwischen der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags und Arbeitsbeginn genutzt werden sollten, um bereits mit dem Unternehmen und Kollegen in Kontakt zu kommen. Es zeigt Wirkung, wenn der Austausch mit dem Team initiiert wird, wenn Zugriff Informationen zu Sportgruppen, zur Infrastruktur am Wohnort oder ähnliches ermöglicht wird. Gute Erfolge werden mit dem Benennen eines Paten oder Scout gemacht, welcher sich ab dem ersten Tag um den Neuen kümmert.

 

Bindung an das Unternehmen über persönliche Kontakte

Diese Herangehensweise unterstützt Ihren neuen Mitarbeiter. Das Liefern von für ihn wichtigen Informationen, z.B. zum Wohnungsmarkt, zur Infrastruktur (Schulen, Behörden), zur Region (Freizeitgestaltung) bietet Gelegenheit, sich mit seinem neuen Umfeld auseinander zu setzen und damit Ungewissheit in Freude auf das Neue zu wandeln.

Über erste persönliche Kontakte gelingt es, dem Unternehmen ein Gesicht zu geben. Und dabei ist es unerheblich, ob das Informationen zu den zukünftigen Kollegen, Aufgaben im neuen Job oder den Aktivitäten von Sportgruppen sind.

 

Und was hat das mit Enterprise Social Network zu tun?

Onboarding besteht im Wesentlichen aus Kommunikation: interne Kommunikation zwischen Mitarbeitern, Fachabteilungen, Standorten. Externe Kommunikation mit den zukünftigen Mitarbeitern. Mit einem ESN verfügen Sie über eine Plattform, welche eine abgestimmte, individuelle Kommunikation mit Ihren zukünftigen Mitarbeitern ab Unterzeichnung des Arbeitsvertrages ermöglicht. Und diese auch nach Ende des Onboarding-Prozesses weiter aufrecht erhält.

Damit unterstützt ein Enterprise Social Network bei vielen Teilaufgaben im Onboarding-Prozess: 

  • Vernetzung von Mitarbeitern in verschiedenen Organisationseinheiten, um administrative Prozesse besser begleiten zu können
  • Organisieren der Abstimmung bei der Erstellung eines Einarbeitungs-Planes sowie Transparenz hinsichtlich Aufgaben und Zeiträume für alle Beteiligten
  • Aktives Begleiten bei der Einarbeitung, insbesondere beim Durchlaufen mehrerer Stationen im Unternehmen.
  • Möglichkeit, direktes Feedback zur Einarbeitung zu erhalten, sowohl vom neuen Mitarbeiter als auch den Fachabteilungen
  • Bereitstellen von Informationen, welche für den neuen Mitarbeiter von Relevanz sind
  • Zugriff auf Experten und Erfahrungswissen im Unternehmen ermöglichen
  • Schaffung von persönlichen Bindungen über direkte, authentische Kommunikation mit zukünftigen Kollegen
  • Etablieren von Netzwerken im Unternehmen, welche den Austausch fördern und damit helfen, die tägliche Arbeit besser erledigen zu können

Ziel ist es, beim neuen Mitarbeiter Begeisterung zu erzeugen. Es ist nachgewiesen, dass eine hohe Motivation und Identifikation mit dem Unternehmen und der Aufgabe Voraussetzung für Erfolg darstellt. Und damit einen direkten Nutzen für das Unternehmen stiftet. Wenn es aber gelungen ist, von Beginn an einen werthaltigen, unterstützenden Austausch zu organisieren, dann sollte dieser doch auch nach Ende der Probezeit erweitert werden können. Insofern sehen wir Ansätze, ausschließlich für Onboarding eine separate Kommunikationsplattform zu etablieren, als problematisch an. Wenn den Beteiligten klar ist, dass ihr Invest in die Plattform nur für eine befristete Zeit Relevanz hat, dann sinkt die Motivation, sich daran zu beteiligen. Es besteht die Gefahr, dass alternative, nicht abgestimmt Kanäle genutzt werden.

Und es gilt, noch einen weiteren Punkt zu bedenken. Gerade vor und mit Beginn des Jobwechsels sind Mitarbeiter besonders aktiv in ihren sozialen Netzwerken. Ein gelungenes Onboarding wird sich damit auch auf die Arbeitgeber-Attraktivität auswirken. Ein weniger gelungenes übrigens auch.

Noch Fragen? Lassen Sie uns darüber reden!

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Uwe Niemiec

Enterprise Social Network im Personalwesen

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Teil 1: professionelles Personalmarketing

 

Die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort – eine Herausforderung für viele Unternehmen. Die Ressource Mensch stellt heute oft den Engpass für Entwicklung und Wachstum dar. Unabhängig davon, ob man als Mittelständler mit Konzernen konkurriert, in Metropolregionen einem starken Wettbewerbsdruck ausgesetzt ist oder in ländlichen Regionen Potentiale zu gewinnen und binden sind.

Wie kann durch kontinuierliche, zielgruppengerechte Ansprache das Personalmarketing optimal unterstützt werden?

Schul- und Hochschulmarketing als Teil der Personalgewinnung

Für viele Unternehmen ist es heute wichtig, bereits frühzeitig mit potentiellen Mitarbeitern oder Lehrlingen in Kontakt zu kommen. Es werden Ausbildungsmessen, Campus-Tage und Career-Veranstaltungen mitgestaltet, um mit Absolventen/Lehrlingen ins Gespräch zu kommen.  Oft stehen bei diesen Veranstaltungen die passenden Mitarbeiter zur Verfügung, um durch den persönlichen, authentischen Kontakt eine Beziehung aufzubauen.

Nichts dem Zufall überlassen: Active Sourcing

Aus Mangel an ausreichenden Bewerbern nutzen heute Personaler die Möglichkeit, über Active Sourcing gezielt Personen anzusprechen, deren Qualifikationen dem Unternehmen einen Nutzen stiften können. Dabei ist klar, dass nach der Erstansprache bis zur Wechselbereitschaft ein gewisser „Reifeprozess“ erforderlich wird. Diesen Prozess so zu gestalten, dass das Interesse am Unternehmen, an den Aufgaben und der Verantwortung, aber auch den Kollegen sowie dem Umfeld erhalten bleibt und eher gesteigert wird, erfordert Planung und Kontinuität.

Wie geht es nach dem Erstkontakt weiter?

Viele Unternehmen berichten mir, dass die Betreuung all dieser Wunschkandidaten Aufgabe der Personal-Abteilung sei. Diese steht dann vor der Herausforderung, den Kontakt zu halten und potentielle Mitarbeiter weiter ans Unternehmen zu binden. Es sind die geeigneten Kanäle, aber auch die passenden Inhalte auszuwählen.

Dass diese Zielgruppe anspruchsvoll ist und der Versand von allgemeinen Marketing-Unterlagen per Post oder Mail eher nicht deren Erwartungen erfüllt, das ist klar geworden. Wie kann es aber gelingen, den Kontakt authentisch und individuell zu halten, eine Beziehung aufzubauen? Beziehungen können doch nur durch die Kommunikation von Mensch zu Mensch entstehen! Wir brauchen ein Bild unseres Gegenübers, nicht nur ein Foto, sondern einen Eindruck von dem, was er tut, wie er tickt. Dann wirken seine Aussagen auf uns.

Kommunikation mit Format  und auf Augenhöhe

Wie wäre es, wenn Sie bei Ihren Wunschkandidaten den sehr guten Eindruck aus der Kontaktaufnahme über diesen Tag hinaus aufrechterhalten könnten? Wenn passende Kollegen über geeignete Medien den Kontakt pflegen und abgestimmte Informationen zum Unternehmen, den Aufgaben im Bereich, erzielten Erfolgen etc. kommunizieren? Und so die Bindung zu ihren Wunschkandidaten verstärken.

Was würde es für Sie bedeuten, wenn dies nicht über die öffentlichen Social Media Kanäle, sondern über Ihr unternehmenseigenes digitales Kommunikationssystem abläuft? Wenn Sie damit die Hoheit über die Kommunikation erlangen und nicht befürchten, dass Ihre Aktivitäten von Dritten gesehen oder gar genutzt werden können?

 

Und was hat das mit Enterprise Social Network zu tun?

Ein Enterprise Social Network kann genau das für Ihr Unternehmen leisten. Sie etablieren Ihr  Personalmarketing in all seinen Facetten als permanenten Prozess. Sie gestalten die Kommunikation über einen zeitgemäßen, aus dem privaten Umfeld vertrauten Kanal und entsprechen damit genau der Erwartungshaltung Ihrer Wunsch-Kandidaten. Mit einer zielgruppenspezifischen Ansprache, die den datenschutzrechtlichen Regularien ihres Unternehmens Rechnung trägt. Wirkungsvolles Personalmarketing ist keine Frage der Unternehmensgröße oder des Budgets. Es ist eine Frage der Herangehensweise. Genau wie im Vertrieb wird es immer wichtiger, die Zielgruppe über zeitgemäße Kanäle kontinuierlich mit für Sie nützlichen Informationen zu versorgen, Mehrwerte zu liefern.

Noch Fragen?  Lassen Sie uns darüber reden!

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Detlef Dietlein

Quick Check – ESN in ihrem Unternehmen

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Wir haben unsere Gespräche mit CEOs zum Thema ESN ausgewertet und hier die wesentlichen Themen zusammengefasst. Finden Sie sich wieder?

Wir kommunizieren und kollaborieren doch schon! Warum sollten wir in ein Enterprise Social Network (ESN) investieren?

Seit der Einführung von Telefon und E-Mail hat sich technologisch und in der persönlichen Wahrnehmung einiges getan. Viele sprechen mit gutem Grund von E-Mail Flut und einem enormen Effizienzsteigerungspotential durch die Abschaffung interner E-Mals.

Aber wir müssen doch nicht jedem Trend folgen … .

Nein, sicher nicht, aber ESN Lösungen haben doch schon einige Erfahrungsjahre hinter sich und sind etablierte Lösungen in nahezu allen DAX und Dow Jones Unternehmen. Bereits vor einigen Jahren haben innovative Mittelständler in Deutschland angefangen, ESN Lösungen einzuführen.

Neue Mitarbeiter sind die Nutzung von ESN Werkzeugen aus ihrer Ausbildung und ihrem privaten Umfeld gewohnt. Sie erwarten von ihrem zukünftigen Arbeitgeber ähnliche Werkzeuge für die Erledigung ihrer täglichen Arbeit.

Viele ihrer Mitarbeiter nutzen im privaten Umfeld ESN Tools bereits, ohne sich dessen bewusst zu sein.

Bleiben wir kurz beim Thema ‚neue Mitarbeiter‘

Stichworte sind:

  • fight for talents
  • onboarding
  • motivierte Mitarbeiter – Freude an der Arbeit
  • Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen

Unternehmen, die ESN Lösungen einsetzen werden von (neuen) Mitarbeitern als innovativ und entsprechend attraktiv eingeschätzt.

Der heutige Arbeitsmarkt ist besonders im Bereich der qualifizierten Fachkräfte ein Nachfragemarkt. Den fight for talents gewinnt also der offensichtlich attraktivere Arbeitgeber.

ESN Lösungen unterstützen den Onboarding Prozess. Die Einarbeitungszeit bis neue Mitarbeiter produktiv sind lässt sich mit ESN Lösungen um bis zu 50% reduzieren.

ESN Lösungen schaffen Gestaltungsfreiräume für Team- und Projektarbeit, aber vor allem auch für die persönliche Arbeitsorganisation. Motivierte Mitarbeiter sind um 15% effizienter.

Was ist mit unseren langjährigen Mitarbeitern?

Ältere Mitarbeiter wollen das nicht oder können die neuen Technologien nicht.

Wussten Sie, dass viele jüngere Facebook Nutzer auf andere Plattformen wechseln, weil ihre Eltern, Lehrer oder Verwandten ihnen Freundschaftsanfragen auf Facebook schicken? Junge wollen unter sich sein … .

Kennen Sie das auch: die Enkelkinder wohnen weit entfernt und Oma und Opa tauschen Bilder, Videos und Nachrichten über moderne Social Media Plattformen?

Eine europäische Studie im Auftrag von Google hat herausgefunden, dass ältere Mitarbeiter / Manager nach eigenen Angaben einen höheren Nutzen aus ESN Lösungen ziehen als im Vergleich die jüngeren Mitarbeiter des jeweiligen Unternehmens

Was hat ein Unternehmen von der ESN Einführung?

Wir haben so viele Projekte am Laufen, ESN betrachten wir nicht als geschäftskritisch!

Je mehr Sie Wissen und Erfahrungen in ihrem Unternehmen als Produktionsfaktoren sehen, umso geschäftskritischer ist die Einführung einer ESN Lösung. Dies kann durchaus auch existenzielle Ausmaße annehmen, insbesondere in Branchen, die von disruptiven Geschäftsmodellen bedroht sind / sein könnten.

Nutzen von ESN Lösungen auf einen Blick:

  • Unternehmenswissen transparent machen – aus den persönlichen Maildatenbanken holen – wissen was wir wissen
  • aus gemachten Erfahrungen lernen und in Folgeprojekten nutzen können
  • das Rad nicht immer wieder aufs Neue erfinden (müssen)
  • horizontale Vernetzung – Auflösung von Silos (Silodenken)
  • finden von (heimlichen) Experten
  • Nutzung von Expertenwissen in Projekten – ohne die Experten von ihrer eigentlichen Arbeit abziehen zu müssen
  • agilere Arbeitsweisen einführen
  • mit den Kunden, nicht für die Kunden arbeiten
  • Kunde als Individuum sehen und behandeln
  • Steigerung der Innovationsrate und der Anteile, die in Produkten enden
  • Prozessoptimierung - kürzere Entscheidungswege
  • schnellere und effizientere Projekt-, Teamarbeit
  • Integration Dritter (externe Partner, Kunden)

ESN Projekte, die nicht nur als reines IT Projekt implementiert wurden, haben einen ROI von 2-3 Jahren. Sicherlich ist nicht jedes Projekt gleich und es geht in erster Linie um Menschen und Werte, das sind Unwägbarkeiten.

Unser Vorschlag, wenn Sie heute schon Land unter sind und keine neuen Projekte stemmen können / wollen

Ich verstehe den Nutzen des vorgeschlagenen ESN Projektes – aber aktuell keine Zeit!

Hand aufs Herz – glauben Sie, dass sich die Situation in 3 Monaten oder in einem Jahr verbessert hat?

Wenn weiterhin ihre (Projekt)teams und Mitarbeiter mit ineffizienten Methoden wie E-Mail arbeiten, wird es nicht besser sondern tendenziell immer angespannter!

Und wenn dann ihr Mitbewerb schneller ist in der Entscheidung, ein ESN Projekt einzuführen, müssen Sie auch noch um ihre besten Mitarbeiter fürchten … .

Wir übernehmen Mitverantwortung für Ihr ESN Projekt!

Aber ich kenne doch pt4s und deren Mitarbeiter gar nicht, das ist mir zu riskant!

Das verstehen wir! Auch wir wollen Sie, ihr Unternehmen und ihr Unternehmenskultur erst kennen lernen.

Quick Check

Wie wäre es, wenn wir einen „Quick Check“ vereinbaren? Ohne weitere Verpflichtungen für Sie bewerten wir die IST Situation hinsichtlich einer möglichen ESN Implementierung und prognostizieren die Chancen und den Nutzen eines ESN Projektes. Schließlich erhalten Sie eine werthaltige Entscheidungsvorlage.

pt4s ESN Implementierungsprojekt

Wenn Sie und wir ein gutes Gefühl haben, und Sie vom Nutzen eines ESN Projektes für Ihre Mitarbeiter und ihr Unternehmen überzeugt sind, vereinbaren wir ein ESN Implementierungsprojekt nach unserem bewährten drei schrittigen Vorgehensmodell:

  1. Social Guide
  2. Technical Guide (Designprüfung)
  3. ESN Implementierung

Wir beginnen ihr ESN Projekt mit einem Strategie Workshop. Dort legen wir den Rahmen und die von ihnen gewünschte Dimension des ESN Projektes fest. Auf Basis der Ergebnisse erhalten Sie ein Fixpreisangebot mit einer vereinbarten Projektaufzeit und kalkulierbaren monatlichen Aufwendungen.

Wir übernehmen die Projektsteuerung, Enablement sowie Training und Schulungen ihrer Mitarbeiter bzw. Multiplikatoren.

Wir arbeiten mit einem Projekt-Core-Team mit maximal 3-5 ständigen Projektmitgliedern.

Erstes Teilziel, die Entlastung ihrer Projektteams

Ein erstes Projektteilziel könnte die Entlastung und Effizienzsteigerung ihrer aktuellen Projektteams / Projekte sein.

Bestes Effizienzprogramm aller Zeiten

Warum also nicht gleich mit dem wahrscheinlich besten Effizienzprogramm aller Zeiten starten?

 

Mehr erfahren?

Vereinbaren Sie ein unverbindliches Expertengespräch. Für ein erstes Kennen lernen, die Klärung ihrer Fragen oder ganz einfach, um das eine oder andere Thema rund um ESN Lösungen und unsere Vorgehensweise zu vertiefen.

 

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Über den Button können Sie ihr Angebot für einen individuellen Quick Check anfordern.

 

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Detlef Dietlein

Future Work – ich liebe meine Arbeit

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Sie halten das für überzogen? Je nachdem, wie Sie selbst zu ihrer Arbeit stehen, können Sie es nachvollziehen, seine Arbeit lieben zu können oder eben nicht.

Die Wahrscheinlichkeit, dass Sie ihre Arbeit lieben ist umso höher, je motivierter Sie sind zur Arbeit zu gehen. Und Motivation hat etwas mit der Maslowschen Bedürfnispyramide zu tun.

Zufriedenheit – Motivation - Produktivität

Gestaltungsfreiräume und Selbstverwirklichung sind die Grundvoraussetzung für Motivation und Liebe zur Arbeit.

„Ein Laborexperiment der britischen Universität Warwick hat ergeben, dass glückliche Arbeitnehmer um zwölf Prozent produktiver sind als der Durchschnitt. In die Zufriedenheit seiner Angestellten zu investieren ist vermutlich das beste Effizienzprogramm aller Zeiten.“ (Handelsblatt vom 18.08.2017)

 Wie in aller Welt bekommt man denn nun glückliche Arbeitnehmer?

Wenn ich von mir ausgehe, dann durch die Schaffung von Freiräumen, um die eigene Arbeit selbstbestimmter gestalten zu können. Dazu gehört auch die Gestaltung von Teamarbeit zur Erfüllung der (gemeinsamen) Arbeitsherausforderungen.

In diesem Konzept hat natürlich auch das Managementprinzip ‚Befehl und Gehorsam‘ ausgedient.

Ebenso sollte die nervtötende, täglich aufs Neue sich aufbäumende E-Mail Flutwelle der Vergangenheit angehören.

All das, und noch viel mehr, haben wir in der pt4s durch die Nutzung einer Enterprise Social Network (ESN) Lösung realisiert. Wir arbeiten schon annähernd 10 Jahre intern, mit Partnern und unseren Kunden auf dieser gemeinsamen ESN Plattform zusammen. E-Mail zur Kommunikation, dem Informationsaustausch oder der Projektsteuerung gibt es bei uns schon sehr lange nicht mehr. Auf diese, für viele Unternehmen noch Future Work Lösung, möchte ich nicht mehr verzichten müssen.

Bei einem Arbeitgeber zu arbeiten, der interne Kommunikation, Kollaboration und Projektsteuerung mit E-Mail realisiert, kann ich mir nicht mehr vorstellen.

Das beste Effizienzprogramm aller Zeiten

Future Work bedeutet für uns:

  • Integration und Vernetzung
  • Sammlung und Analyse
  • Weiterentwicklung und Innovation

von:

  • Menschen
  • Organisationseinheiten
  • Informationen und Erfahrungen

In der täglichen Arbeit mit und auf der ESN Plattform.

In der folgenden Graphik sind die Kommunikations- und Interaktionsbeziehungen in zwei Beispielen gezeigt. Jede Verbindungslinie stellt in der traditionellen Kommunikation und Kollaboration ein E-Mail-Ping-Pong dar.

Die Mehrwerte, die eine ESN Lösung noch bringt sind nicht dargestellt:

  • Rad nicht immer wieder aufs Neue erfinden müssen
  • Transparenz
  • Automatische Dokumentation des Weges hin zu einer Entscheidung
  • Dokumentation der damit verbundenen, gemachten Erfahrungen
  • Sichtbarkeit (heimlicher) Experten
  • Flexibilität und Agilität
  • Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeiter
  • Bessere Ausgangslage im ‚fight for talents‘
  • Bindung von Mitarbeitern ans Unternehmen
  • ….

Nach 10 aktiven ESN Nutzungsjahren bin ich, sind wir Überzeugungstäter geworden!

Und ja, auch wir sehen hierin das beste Effizienzprogramm aller Zeiten!

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Detlef Dietlein

Digitale Transformation vs. E-Mail Flut (Teil 2)

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Der erste Teil dieses Beitrags hat sich mit den Problemen befass, die E-Mail als Medium der internen Unternehmenskommunikation und Kollaboration mit sich bringt. Dieser Teil befasst sich mit einer Alternative und deren Nutzen.

Die Lösung der E-Mail-Flut ist einfach, erfordert jedoch ein Umdenken

Die Lösung liegt in der drastischen Reduktion der E-Mails in der internen Unternehmenskommunikation und Kollaboration. Durch die Einführung und Implementierung eines  Enterprise Social Network (ESN).

Was ist ein Enterprise Social Network (ESN)?

Ein ESN stellt eine zentrale Plattform für die interne Kommunikation und Kollaboration zur Verfügung.

Innerhalb dieser Plattform können sich einzelne Mitarbeiter, Projektteams oder ganze Abteilungen organisieren. Werkzeuge unterstützen die Kommunikation und Kollaboration.

 Viele ESN Lösungen ermöglichen zudem auch Externe (Partner und Kunden) in Projekten auf Mausklick zu integrieren.

Die Integration eines interaktiven Intranets (Intranet 2.0) ermöglicht es zudem traditionelle statische Intranets abzulösen. Damit werden automatisch bereits zum Start Inhalte für die Anwender bereitgestellt.

Das ermöglicht auch die Implementierung eines ESN Projektes der unterschiedlichen Geschwindigkeiten. Je nach Reifegrad der Organisation bzw. der einzelnen Mitarbeiter können unterschiedlich tiefe Integrationen des ESN Konzeptes in die täglichen Arbeitsprozesse realisiert werden. Vom reinen Informationskonsumenten bis hin zum vernetzten Knowledge-Worker, der E-Mail primär für Notifications benötigt.

Damit wird das ESN Gesamtkonzept zu einer neuen digitalen Heimat für das Unternehmen, die Organisationseinheiten, alle Mitarbeiter sowie Partner und Kunden.

ESN und Methodenkompetenz der Anwender

Der Nutzen eines gelebten ESN Konzeptes ist enorm. Der ROI kann je nach Zielsetzung und Implementierung bereits nach 2-3 Jahren erreicht werden.

Leider sind ESN Projekte keine Selbstläufer. Die reine Bereitstellung einer Softwarelösung reicht nicht aus, um ein ESN Projekt in einem Unternehmen erfolgreich zu machen. Darüber sollte auch eine einfache, intuitive Handhabung der ESN Lösung nicht hinwegtäuschen.

Ein ESN Konzept muss zum Leben gebracht werden und dann am Leben gehalten werden bis es schließlich zu einem Selbstläufer wird. Dann sind ‚nur‘ noch Moderations- und Steuerungsaufgaben zu etablieren.

Die Entwicklung einer entsprechenden Methodenkompetenz sowie die Erarbeitung individueller Use Cases und Best Practise Empfehlungen sind unabdingbar. Wir haben dazu ein drei stufiges Modell einer ESN Implementierung entwickelt.

ESN und die Nutzung der Technologie

Der zweite entscheidende Faktor einer erfolgreichen ESN Implementierung ist die Auswahl der passenden Technologie bzw. ESN Softwarelösung.

Die Auswahlkriterien einer ESN Softwarelösung stützen sich auf folgende Aspekte:

  • Vision und Zielsetzung für das zukünftige ESN Konzeptes
  • Wertversprechen für die Nutzer
  • Aufwand und Ertrag Planung
  • Vorhandene Technologie und IT-Know-how
  • Rahmenvorgaben (Betreibermodell)

Wir sehen den richtigen Zeitpunkt für die Auswahl der ESN Softwarelösung, wenn alle Rahmenbedingungen und Einsatzszenarien festgelegt sind.

Die initiale Festlegung auf eine Softwarelösung zu Projektbeginn verbaut zu viele Möglichkeiten für ein individuelles und nutzbringendes Konzept einer echten digitalen Transformation, die Mehrwert schafft.

Wir empfehlen deshalb ein drei Schritte umfassendes Vorgehen:

  1. Social Guide
  2. Technologie / Technische Designprüfung
  3. Implementierung

Der Nutzen eines ESN Konzeptes auf den Punkt gebracht

In der folgenden Graphik sind Nutzenargumente für ein ESN Projekt zusammengefasst. Betrachtet sind die Aspekte:

  • (persönliche) Arbeitsleistung
  • Interne Prozesse
  • Kundenperspektive
  • Finanzielles

Das von uns entwickelte, und bereits angesprochene pt4s Vorgehensmodell wird in der folgenden Graphik unter den Aspekten:

  • ESN zum Leben bringen
  • ESN am Leben halten
  • ESN Weiterentwicklung

Die angegebenen Werte beziehen sich auf empirische Erhebungen oder wissenschaftliche Studien.

 

ESN Nutzen

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Detlef Dietlein

Digitale Transformation vs. E-Mail Flut (Teil 1)

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Die digitale Transformation hat viele Gesichter und Ausprägungen. In diesem Artikel geht es um die digitale Transformation im Bereich der Unternehmenskommunikation und Kollaboration.

Der Artikel besteht aus zwei Teilen.

Positionierung

Digitale Transformation in der Unternehmenskommunikation und Kollaboration hat zwei Ausprägungen:

  1. Die Nutzung von Technologien durch die Anwender
  2. Die Methodenkompetenz der Anwender

Das Eine funktioniert nur gemeinsam mit dem Anderen. Technologie ohne Methodenkompetenz wird also genau so wie Methodenkompetenz ohne Technologie zum Scheitern verurteilt sein. Das erklärt auch weshalb rund 80% der digitalen Transformationsprojekte, die als traditionelle IT Projekte etabliert wurden, gescheitert sind. Unter traditionellem IT Projekt verstehe ich die Fokussierung auf die technologische Bereitstellung und Sicherstellung der Ausfallsicherheit einer entsprechenden technologischen Lösung.

In vielen Projekten ist die E-Mail Flut eine initiale Motivation für die Einführung neuer Formen der Kommunikation und Kollaboration im Rahmen eines digitalen Transformationsprozesses.

Wo liegt das Problem der E-Mails?

E-Mail ist per se nicht gut oder schlecht. Alleine wie das Medium E-Mail genutzt wird kann das Ergebnis und der dazu erforderliche Aufwand gut oder weniger gut sein.

E-Mail ist ein schnelles Medium, das eine sofortige Interaktion erlaubt, ohne dass dazu weitere Maßnahmen erforderlich wären. Das ist der gewaltige Vorteil in der Kommunikation mit Dritten.

Anders sieht es in der internen Unternehmenskommunikation aus. In Organisationen macht es keinen Sinn, Informationen in geschlossenen Datenbanken, die nur dem jeweiligen Besitzer und Autor zugänglich sind, zu verwalten (persönliche E-Maildatenbank).

Unternehmens Know-how und Erfahrungen

Viele Unternehmen geben sich mit der Verwaltung von Ergebnissen in Form von Office Dokumenten zufrieden. Hauptsache die Dokumentenablage ist versionierbar und zentral verwaltet.

Problemlösungen immer wieder neu entwickeln zu müssen wird dabei billigend in Kauf genommen.

E-Mail wird genutzt, um Informationen zu sammeln, abzugleichen und um schließlich eine (?) finale Fassung eines Dokumentes zu erstellen. Dieses E-Mail-Ping-Pong verschwendet wertvolle Arbeitszeit und demotiviert alle Beteiligten. Die Informationen werden mit jedem Durchlauf multipliziert. Eine tatsächliche Sicherheit über den aktuellen Informationsstand der Beteiligten gibt es nicht. Wer später in den Informations-Ping-Pong-Prozess einsteigt, muss in der Regel mit Informationsdefiziten den anderen Teilnehmern gegenüber rechnen.

Das Wesentliche an einem Ergebnisdokument ist jedoch der Weg seiner Entstehung:

  • Wer war beteiligt?
    Expertise entwickeln und (heimliche) Experten erkennen
  • Welche Entscheidungen waren erfolgreich – welche Korrekturen waren erforderlich?
    Erfahrungen, die in einem Folgeprojekt sehr wertvoll sein können
  • Welche Abteilungen, Standorte waren an einem Projekt beteiligt?
    Horizontale Vernetzung, um das Rad nicht immer wieder neu erfinden zu müssen und Kundenanforderungen schneller erfüllen zu können

Diese Informationen können auch aus rechtlicher Sicht von erheblichen Interesse sein. Um beispielsweise einer Nachweispflicht nachkommen zu können.

Ein anderer wichtiger Aspekt ist das Lernen aus gemachten Erfahrungen, als Grundlage einer stetigen Weiterentwicklung und letztlich Innovation.

Interne Abstimmungsprozesse

Abstimmungsprozesse oder gar die Steuerung von Teams über E-Mail führt sehr schnell zu einer internen E-Mail-Flut! Oftmals werden die E-Mail-Verteiler lieber größer gewählt, um sicher zu gehen, dass niemand vergessen wurde. Zudem schafft das die Sicherheit nicht alleine verantwortlich zu sein.

Noch aufwändiger wird es, wenn sich die Teammitglieder ändern. Einen neuen Projektmitarbeiter über den aktuellen Projektsachstand zu informieren und sicherzustellen, dass auch jeweils die aktuellsten Projektinformationen und Dokumentenversionen ausgetauscht werden, ist per E-Mail eine schier unmögliche Herausforderung. Agile Projektteams sind deshalb mit diesem Medium wohl kaum effizient zu organisieren.

Redundante Informationen

Wie schon angesprochen werden Informationen und Dokumente, die per E-Mail-Ping-Pong entwickelt oder abgestimmt werden, mit jedem Klick auf den Sende-Button dupliziert. Weder Sender noch Empfänger können sicher sein, die jeweils aktuelle Version der Information zu besitzen.

Oftmals werden zusätzliche Applikationen wie Dropbox, Box, WhatsApp u.v.a.m. genutzt, um Beschränkungen der eigenen E-Mail-Infrastruktur (z. B. Größenbeschränkungen für persönliche E-Mail Datenbanken) kreativ zu umgehen. Der Wildwuchs nimmt seinen Lauf. Ganz zu schweigen von möglichen Sicherheits- und Vertraulichkeitsbrüchen.

Expertise und Experten

Das Wissen des Einzelnen sowie die in einem Projekt gemachten Erfahrungen werden durch die E-Mail-Kommunikation ein wohl behütetes Geheimnis persönlicher E-Mail-Datenbanken. Nur wer einen kennt, der einen anderen kennt, … kommt an wertvolle Informationen zu gemachten Erfahrungen und (heimlichen) Experten im eignen Unternehmen.

Das Rad muss in vielen Unternehmen immer wieder aufs Neue erfunden werden.

Hier steckt betriebswirtschaftliches Optimierungspotential!

(Fortsetzung: Teil 2)

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Vernetzung und Erfahrungswissen im Mittelstand

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Detlef Dietlein

Offener Brief: Den Chancen und Möglichkeiten eines Enterprise Social Network für ihr Unternehmen sollten Sie ihre Aufmerksamkeit schenken!

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Sehr geehrtes Mitglied der Geschäftsführung,

in Gesprächen mit Geschäftsführern und Vorständen erfahren wir immer wieder, dass das Thema Enterprise Social Network als eine Option der digitalen Transformation bisher entweder noch nicht wahrgenommen wurde oder als IT Thema zu einer reinen technologischen Herausforderung gesehen wird.

Beide Haltungen sind meiner Meinung nach für die zukünftige Wettbewerbsfähigkeit höchst gefährlich. Vor allem dann, wenn der Mitbewerb sich bereits auf den Weg zur digitalen Transformation und der Einführung eines ESN Konzeptes gemacht hat.

Was ist ein Enterprise Social Network?

Ein Enterprise Social Network (ESN) ist eine neue Form der Zusammenarbeit und Kommunikation im Unternehmen. ESN wird oft auch als Social Business, Social Intranet oder Arbeitsplatz der Zukunft bezeichnet.

Als zentral verfügbare Arbeits-Plattform ist ein ESN Konzept die Grundvoraussetzung für eine fallweise horizontale Vernetzung (Silodenken auflösen) der Standorte und Abteilungen im Unternehmen und erlaubt damit eine effiziente, selbstorganisierte Kollaboration, Problemlösung und Projektarbeit.

Das Entscheidende ist jedoch, dass ESN Konzepte nicht auf dokumentenzentrierte Dokumentation ausgerichtet sind. ESN Konzepte unterstützen den Einzelnen in einer weit effizienteren Art und Weise, die individuelle tägliche Arbeit zu erfüllen. Diese Integration in den Arbeitsprozess (into the flow) dokumentiert den Weg zu einem Ergebnis bzw. einer Entscheidung und natürlich auch das jeweilige Ergebnis.  

ESN Konzepte dokumentieren also ganz nebenbei, durch deren Nutzung, das Wissen und die gemachten Erfahrungen im Unternehmen. Das ist ein wichtiger Aspekt für die Schaffung eines Wissens- und Erfahrungsmanagements im Unternehmen. Im Gegensatz zu klassischen Wissensmanagementkonzepten ist also keine zusätzliche aktive Dokumentation von Wissen oder gemachten Erfahrungen erforderlich.

Das Unternehmenswissen und die gemachten Erfahrungen können in ESN Lösungen (von anderen Mitarbeitern im Unternehmen) sofort genutzt und weiterentwickelt werden.

ESN Lösungen vernetzen Informationen, Erfahrungen und (heimliche) Experten. Sie schaffen Transparenz und verhindern, dass das Rad immer wieder aufs Neue erfunden werden muss. Vernetzung schafft Mehrwerte und hilft über den eignen Tellerrand hinauszusehen. Das fördert die Motivation und die Entwicklung von Expertisen. Und das sind die Grundlagen für Weiterentwicklung und Innovationen.

Wie kann ich ein Enterprise Social Network implementieren - der strategische Aspekt?

20% beträgt der IT Projektanteil an einem ESN Implementierungsprojekt. Der weitaus gewichtigere Anteil liegt in der strategischen Verankerung des ESN Projektes. Unternehmensstrategie ist eine nicht delegierbare Verantwortung der Geschäftsführung bzw. des Vorstandes. Der Erfolg ihres ESN Projektes hängt maßgeblich davon ab, dass Sie als Mitglied des Vorstandes bzw. der Geschäftsführung, vor dem Projekt stehen!

Wir haben einen speziellen Strategie Workshop für Mitglieder des Vorstandes bzw. der Geschäftsführung entwickelt, der alle Fragen rund um ein ESN Projekt bezogen auf Ihr Unternehmen beleuchtet.

Schwerpunkte des pt4s Strategie Workshops sind:

  • Enablement – Grundlagen, Wirkungen, Möglichkeiten und Grenzen von ESN Konzepten
  • Erfahrungen aus ESN Implementierungen – Chancen und Risiken – Best Practise
  • Ihr Unternehmen und ESN – ihr individuelles ESN Geschäftsmodell
  • Grobe Roadmap – Vorgehensmodell und Meilensteine

Um ein ESN Projekt so nutzbringend wie möglich im Unternehmen einzuführen und einzusetzen, haben wir ein drei Schritte umfassendes Vorgehensmodell zur ESN Implementierung erarbeitet:

  1. Social Guide – Social Handbuch
    In diesem ersten Schritt geht es darum alle erforderlichen Rahmenbedingungen zu definieren, auszuarbeiten und festzulegen.
  2. Design Prüfung – Technisches Consulting
    Auf Basis des im ersten Schritt entwickelten Social Guide geht es jetzt um die technologische Betrachtung und Analyse der IT-Rahmenbedingungen, die ein ESN Projekt ergänzend erfüllen muss.

Nach Schritt 2 sind die strategischen, organisatorischen und technologischen Bedingungen des zukünftigen ESN Konzeptes festgelegt. Mit dieser Klarheit und den entwickelten Vorgaben kann jetzt die am besten geeignete ESN Softwarelösung ausgewählt werden. Aktuell bietet der Markt der ESN Anbieter rund 80 verschiedene Softwarelösungen an. Wir helfen bei der Auswahl der passenden Lösung gerne mit.

  1. Implementierung der ESN Lösung und Begleitung
    Im dritten Schritt unseres ESN Implementierungsprojektes geht es im Wesentlichen darum das ESN Projekt zum Leben zu bringen und am Leben zu halten.
    Die Vorarbeit aus Schritt 1 und 2 realisieren wir jetzt und bringen die Planung in die Praxis.

Wen muss ich für ein Enterprise Social Network Projekt ins Boot holen?

Ein ESN Projekt braucht sowohl einen Top down wie auch einen Bottom up Ansatz. Entsprechend ist das Top Management für die strategische Weichenstellung gefordert. Mit dem dritten Schritt der Implementierung wird das Top Management in Form eines Sponsors die ESN Implementierung begleiten und für die erforderliche Verbindlichkeit im Unternehmen sorgen.

Bottom up sehen wir das Projekt-Core-Team sowie die im Social Guide (1. Schritt des pt4s Projektvorgehens) fokussierten Core User / Core Abteilungen.

Wir unterstützen Sie in der Auswahl der Projekt-Core Mitglieder, der Projektmoderation und Projektbegleitung sowie der Implementierung und Steuerung.

Warum sollten wir uns für eine Enterprise Social Network Implementierung entscheiden?

Die Offenheit von ESN Softwarelösungen im Gegensatz zu Fachanwendungslösungen eröffnet ein weites Einsatzspektrum und damit verbundenen Zielsetzungen für ein ESN Projekt.

Wir haben auf unserer Webseite (pt4s.com) die häufigsten Einstiegspunkte unter der Überschrift „Womit beginnen? Strategie und Ziele“ zusammengefasst.
Detailliertere Informationen finden Sie hier:   pt4s Blog - Menüpunkt: Startpunkte

In jedem Fall sorgt ein ESN Projekt für die Reduzierung der internen E-Mail Flut um 30% - 60%. Das Unternehmenswissen und gemachte Erfahrungen werden transparent und nicht wie bisher in privaten Maildatenbanken von einer produktiven Nutzung ausgeschlossen.

Alleine die Reduzierung der internen E-Mail Flut sorgt für einen erheblichen Produktivitätsgewinn. E-Mail kosten Ihnen mehr Geld als Sie glauben!

70% ihrer Mitarbeiter erhalten im Schnitt 21 E-Mails am Tag. Im Top Management sind es 100 bis 300 E-Mails am Tag. Im Schnitt benötigen wir 15 Minuten bis wir uns nach einer „E-Mail Störung“ wieder auf unsere eigentliche Aufgabe konzentrieren können. Mehr als die Hälfte der Mitarbeiter kontrollieren ihren Posteingang elf Mal am Tag (Quelle CIO)!

Ausgewählte Nutzenaspekte von gelebten ESN Lösungen

Mit gelebten ESN Lösungen meinen wir Implementierungen nach unserem hier beschriebenen Vorgehensmodell. Die reine Bereitstellung von ESN Lösungen im Vertrauen darauf, dass die Mitarbeiter es schon nutzen werden, wird aller Erfahrung nach nicht den gewünschten Erfolg einbringen. Das zeigen auch Studien, die belegen, dass 80% der ESN Implementierungen, die primär als IT Projekt realisiert wurden, scheiterten. Also nicht den erwarteten und gewünschten Erfolg brachten.

In der folgenden Tabelle haben wir verschiedene Nutzenaspekte von ESN Projekten zusammengefasst.

 

Sehr geehrtes Mitglied der Geschäftsführung, vergeben Sie nicht die Chancen, die sich aus der Implementierung und Nutzung eines ESN Konzeptes für ihr Unternehmen ergeben.

Sprechen Sie mit uns! Wir stehen Ihnen gerne für ein erstes unverbindliches Expertengespräch zur Verfügung:

  • Ich möchte gerne mit einem Experten der pt4s sprechen (Ihre Daten werden verschlüsselt übertragen!)
  • Gerne können Sie mir auch eine E-Mail senden: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!
  • Per Telefon: 09197-6977-36 oder 0176.55011830

 

Ich freue mich von Ihnen zu hören und verbleibe für heute

 

mit den besten Wünschen

 

Detlef Dietlein
pt4s – Solution Consultant

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Detlef Dietlein

Fordert die DIN EN ISO 9001:2015 ein ESN Konzept?

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Was fordert die neue Norm ISO 9001:2015 zum Thema Wissensmanagement?

Die Norm fordert von den Organisationen, Wissen explizit zu erwerben und zu bewahren mit dem Ziel, die Prozessqualität und damit die Qualität der Produkte und Dienstleistungen nachhaltig zu verbessern. Damit verbunden sind auch Maßnahmen, die vor dem Verlust von Wissen schützen.

Die Anforderung der Norm ist erfüllt, wenn Wissen und der Umgang mit dem Unternehmenswissen als strategischer Faktor der Unternehmensführung verstanden und in der Organisation gelebt wird.

Detailliertere Informationen zur Norm und deren Anforderungen finden Sie auf der Webseite der gfwm. Diesen Artikel kann ich Ihnen in diesem Zusammenhang besonders empfehlen.

ESN kann mehr als die Norm zum Thema Wissensmanagement vorgibt

Eine Enterprise Social Network (ESN) Lösung ist ein wirksames Instrument, um Wissen und Erfahrungen im Unternehmen konsequent zu dokumentieren und im täglichen Arbeitsablauf stetig weiter zu entwickeln. Das entscheidende ist dabei jedoch, dass der Prozess der Wissensdokumentation und des Erfahrungslernens in die täglichen Arbeitsprozesse integriert sein müssen.

Wissensmanagementsysteme, die als zusätzliche Werkzeuge Dokumentationen abfordern, werden immer ein mehr oder weniger stiefmütterliches Dasein fristen.

Wir sind der festen Überzeugung, dass nur die Integration eines ESN Konzeptes in die tägliche Arbeit (into the flow) den gewünschten Erfolg bringt. Die Schaffung einer neuen digitalen Heimat, die gewissermaßen als Nebenprodukt der persönlichen Arbeit und Zielerfüllung ganz nebenbei ein Wissensmanagementsystem etabliert.

Die systemimmanente Transparenz von ESN Systemen schafft die Verfügbarkeit des Unternehmenswissens und der gemachten Erfahrungen. Schließlich liegt der Wert gemachter Erfahrungen nicht in einem Ergebnisdokument, sondern viel mehr in der Nachvollziehbarkeit des Weges und der getroffenen Entscheidungen hin zum Ergebnis.

Die Verknüpfung der handelnden Personen auf dem Weg zum Ergebnis und mit dem Ergebnis zeigen Expertisen und machen heimliche Experten sichtbar. Dies wiederum ist ein möglicher Ansatz für gezielte Personalentwicklungsmaßnahmen.

ESN müssen Sie zum Leben bringen und am Leben halten

Wenn Sie mit einem Softwareverkäufer für ESN Lösungen sprechen, werden Sie vielleicht hören, dass ESN Konzepte Selbstläufer sind. Einfach wie Social Media Anwendungen kann das jeder. Also einfach anfangen. Hauptsache Sie kaufen erst mal die Lizenzen oder unterschreiben den Cloud-Nutzungsvertrag.

Selbst wenn alles intuitiv und super einfach ist, gibt es doch einen entscheidenden Unterschied zur privaten Spaßveranstaltung im Internet. Bei einem ESN Projekt geht es um ein Unternehmens-Intranet mit einem (hoffentlich definierten) Businessnutzen.

Wenn der Inhalt eines ESN Networks sich nicht auf die Speisekarte der Kantine und die Bedienungsanleitung der neuen Telefonanlage beschränken soll, sollten Sie deutlich mehr tun als nur die ausfallsichere Bereitstellung einer neuen Softwarelösung.

Wissen und Erfahrungen sind Produktionsfaktoren

Der wichtigste und erste Punkt ist, die Bedeutung und den Umgang mit Wissen und Erfahrungen im Unternehmen als strategisches Thema zu platzieren.

Entsprechend ist ein ESN Projekt immer ein strategisches Projekt des Top Managements. Gleichzeitig müssen die Mitarbeiter frühzeitig in die Entwicklung und Etablierung des ESN Projektes eingebunden werden. Schließlich soll das Konzept ja im Unternehmen gelebt werden.

Das Ziel eines jeden ESN Projektes muss neben der Implementierung der neuen Form der Kommunikation und Kollaboration sein, die neue ESN Lösung am Leben zu halten. Dazu gehören Monitoring und Reaktions- und Steuerungsfunktionen sowie der Aufbau eines Center of Excellence.

In unserem Blog (pt4s.com/blog) finden Sie weitere Artikel, die unser Projektvorgehen beschreiben.

Stichworte sind: Social Guide, Technisches Consulting, Implementierung

Ich freue mich auf ihre Reaktionen!

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Detlef Dietlein

Garanten eines erfolgreichen ESN Projektes

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Tragfähiges Fundament sichert den Erfolg

Ein ESN Projekt bedeutet Veränderung für Mitarbeiter und Management. Veränderung geht immer mit Widerstand einher. Ein Veränderungsprojekt ohne Widerstände ist kein Veränderungsprojekt.

Aus diesem Grund sind wir der festen Überzeugung, dass jedes ESN Projekt auf einem sehr stabilen Fundament erreichtet werden muss. Leider mussten wir die Erfahrung machen, dass in den Projekten, in denen die Devise gelebt wurde: 'einfach mal anfangen, der Rest ergibt sich dann schon von selbst', die ESN Projekte beim ersten internen Widerstand in zum Teil existenzielle Schieflagen gerieten.

Wie haben uns entschlossen, nur für solche ESN Projekte eine Ergebnisverantwortung mit zu übernehmen, in denen unser Vorgehensmodell auch eingehalten und im besten Fall gelebt wird:

  1. Social Guide
  2. Technisches Consulting und Designprüfung
  3. Implementierung - Entwicklung eines Center of Excellence

Elemente des Fundamentes

Sponsor aus dem Top Management

Ein ESN Projekt basiert auf einer strategischen Grundsatzentscheidung. Das beschreibt das erste grundlegende Element unseres Fundamentes: das Top Management. Ohne ein klares und unabdingbares Commitment des Top Managements fehlt die wesentlichste Grundvoraussetzung des ESN Projektes. Diese Grundvoraussetzung ist die Verbindlichkeit und Sicherheit für alle, die sich jetzt, mehr oder minder euphorisch, auf den Weg der Veränderung begeben. 

Oftmals wird diese Verbindlichkeit des Top Managements auch in Form eines Sponsors verkörpert und für alle in der Organisation sichtbar gemacht.

Um es nochmals auf den Punkt zu bringen das Top Management muss VOR dem Projekt stehen nicht dahinter!

Klare Strategie

Die klar definierte ESN Strategie ist aus unserer Sicht unabdingbar, da sie für das Projekt Core Team den Handlungsraum schafft. Sie ist der rote Faden, an dem sich die Entscheidungen und erarbeiteten Ergebnisse des gesamten ESN Projektes messen lassen müssen.

Eine regelmäßige Überprüfung, ob Strategie und Operationalisierung noch im Lot sind muss institutionalisiert werden.

Projekt Core Team

Das Projekt Core Team ist die wichtigste Instanz in der Operationalisierung und Realisierung des ESN Projektes. Aus unserer Sicht hat es sich bewährt, dass das Projekt Core Team aus maximal 3-5 Teilnehmern besteht.

Das Core Team begleitet das gesamte ESN Projekt. Je nach Anforderung und Schritt in der ESN-Roadmap werden Experten aus der eigenen Organisation oder Externe mit konkreten Aufgabenstellungen mit in das Projekt Core Team aufgenommen. Für eine entsprechende Ressourcen-Einsatzplanung haben wir ein 'ESN Roadmap Template' entwickelt, das eine entsprechende Vorplanung erlaubt.

Eine zentrale organisatorische Herausforderung ist die Sicherstellung der internen Kommunikations- und Kollaborationskonzepte.

Vision, Ziele und Geschäftsmodell

Die erste elementare Aufgabe des Projekt Core teams ist die Entwicklung einer konkreten ESN Vision, basierend auf den strategischen Vorgaben. Diese Vision gibt dem ESN Projekt ein erstes Gesicht und schafft im besten Fall emotionale Bindungen an das Neue.

Strategie und Vision sind unter anderem Grundlage für die Zielfestlegung des ESN Projektes. Ziele sind aus unserer Sicht die Wegweiser und Antworten auf die Frage wohin die Reise gehen soll. Nur wer eine klare, in sich schlüssige Vorstellung von dem hat, was er erreichen will, wird auch seinen Weg finden. Und das gilt für ESN Projekte in einem besonderen Maß! ESN Projekte leben von der Motivation und Mitwirkung des Managements und der Mitarbeiter. Es wird also im Verlauf des Projektes immer ein gehöriger Anteil 'try and error' notwendig sein. Umso wichtiger sind dann das besagte Fundament und klare Zielvorstellungen, um das gewünschte Ergebnis nicht aus den Augen zu verlieren.

Die Entwicklung eines 'Geschäftsmodells' sehen wir als Vorbereitung für den nächsten Schritt als sinnvoll an. Im Wesentlichen geht es uns darum, Klarheit zu folgenden Fragestellungen zu haben:

  1. Welchen Nutzen soll das ESN Konzept stiften?
  2. Für wen?
  3. Welcher Aufwand ist dazu erforderlich?
  4. Welchen Nutzen erwarten wir nach einem erfolgreichen Projektabschluss?

Rahmenbedingungen, Use Cases und Core User

Rahmenbedingungen befassen sich mit zwei Aspekten

  • Sicht der Mitarbeiter und dem Management
  • Technologische Betrachtungen

Aus Mitarbeitersicht bedeutet Veränderung der Kommunikation und Kollaboration zunächst einmal Verunsicherung. Freiräume, die geschaffen werden, werden erst dann gelebt, wenn Erwartungen, Regeln und Befugnisse für die individuelle Gestaltung der Freiräume klar sind. Je kürzer und verständlicher, desto besser!

Aus technologischer Sicht gilt es bestehende Security Policies, internes Know How, Infrastrukturen und Präferenzen zu kennen und die 'Goes and Nogoes' auszuloten.

Die bisherige Vorarbeit ist Grundlage für die Definition der Use Cases. Was konkret soll sich am Arbeitsplatz mit der Einführung der ESN Lösung ändern? Wie soll die zukünftige Kommunikation und Kollaboration bezogen auf definierte Prozesse und Vorgänge konkret aussehen? Use Cases sind keine allgemeinen Beschreibungen wie 'wir wollen effizienter kommunizieren' sondern viel mehr Anwendungsvorgaben für den Einsatz der neuen ESN Lösung.

Und damit ergeben sich die Core User von selbst. Core User sind die Anwender, für die die Use Cases designed wurden.

Ergebnisorientierte Softwarelösung

In unserem Vorgehensmodell sind wir jetzt am Übergang Social Guide zu Technischem Consulting / Designprüfung.

Mit den konkreten Vorstellungen zum Einsatz und der technologischen Integration des ESN Projektes sind die Auswahlkriterien für die am besten passendste Softwarelösung geschaffen.

Jetzt geht es also an die Technik, Softwareauswahl und Softwarebereitstellung mit allen sicherheitsrelevanten Vorgaben.

Implementierungskonzept

Die letzte, und sicherlich nicht minder spannende Phase unseres Vorgehensmodells ist die Implementierung des Social Guide mit Hilfe der Social Softwarelösung.

Implementierungsprojekte sind höchst individuell. Wir haben deshalb eine Konzeptempfehlungen entwickelt, die es für das Projekt Core Team leichter machen, eine individuelle Lösung für das eigene Unternehmen zu entwickeln.

Ein Ziel der Impolementierung sollte aus unserer Sicht sein, langfristig ein Center of Excellence zu etablieren, um die Weiterentwicklung des ESN Projektes sicher zu stellen.

Wir glauben, dass Wandel zukünftig eine der wenigen Konstanten sein wird. Ein Center of Excellence trägt dem Rechnung.

 

Viel Erfolg für ihr ESN Projekt!

... lassen Sie es uns wissen, wenn wir Sie unterstützen dürfen!

 

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Detlef Dietlein

Investitionsschutz durch Applikationsneutralität

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"Wir haben die Softwarelösung XY gekauft und wollen jetzt Social Business einführen. Können Sie uns dabei helfen?"

Offenbar war ein sehr guter Softwareverkäufer vor uns da.

Oder der Kunde kauft generell alle Lösungen eines Herstellers (seines Vertrauens).

Diese Situation birgt zwangsweise Konfliktpotential in sich:

  • Entscheider engagieren sich für die neu angeschaffte Softwarelösung
  • Anwendern wird eine Lösung zur Verfügung gestellt, die nur bedingt ihre Probleme löst und deren Anforderungen erfüllt
  • in der Konsequenz wird die neue Lösung von den Usern nicht mit dem gewünschten Engagement genutzt
  • bei den Entscheidern der Softwarelösung macht sich Enttäuschung breit
  • die anfänglichen Verfechter der neuen Lösung verlieren langsam die Lust an der weiteren Förderung und Entwicklung der Lösung
  • das hoch gepriesene neue Softwareprojekt dümpelt nur noch so vor sich hin, oder wird mit der Zeit ganz eingestellt - die Investition abgeschrieben
  • manch einer fühlt sich in seiner Auffassung bestätigt, dass wieder einmal eine 'neue Sau durchs Dorf getrieben worden ist'

Diese Entwicklung ist für viele Entscheider und Anwender sicherlich nicht neu ... . Und dennoch wiederholt sich dieser Ablauf in vielen Unternehmen immer wieder aufs Neue.

Manchmal beschleicht uns der Verdacht, dass sich die Verantwortlichen in den Unternehmen dieser Entwicklung durchaus bewusst sind, und sie auch billigend in Kauf nehmen. Immer in der Hoffnung, dass zumindest ein kleiner Nutzen für die Organisation mit der neuen Lösung bleibt.

Je komplexer die Situation oder je höher der Leidensdruck, umso größer die Bereitschaft einer schnellen, konkreten Softwarelösung nachzugeben.

Und wenn die   dann noch einen Namen haben, scheint eine kritische Auseinandersetzung nur noch bedingt statt zu finden.

Die geschilderte Situation, geht also von der Frage aus, wie die gekaufte Software idealerweise genutzt werden könnte. Oder anders gesagt, mit der neuen Software werden Probleme gelöst, die vor deren Einsatz nicht existierten.

Unsere Vorgehensweise unterscheidet sich ...

Unser Konzept basiert auf der Vorgabe, zunächst die Rahmenbedingungen zu evaluieren. Darauf aufbauend definieren wir Zielsetzungen, Rahmenbedingungen und Use Cases gemeinsam mit Entscheidern, Core Usern und den verantwortlichen der IT.

Die applikationsneutrale Betrachtung ist für uns entscheidender Faktor in dieser Phase.

Die zentralen Fragen lauten also:

  • Was wollen Sie mit dem neuen Konzept erreichen?
  • Was muss eine Software leisten?
  • Welche bisherigen Lösungen können substituiert werden?
  • Welche Use Cases bilden wir ab, und welche Core User sind davon betroffen (ROI)?
  • Wie ist das Risk of no action (RONA) zu bewerten?

Nach 20 Jahren Erfahrung mit Groupware und Enterprise Social Projekten empfehlen wir:

  1. Werden Sie sich zunächst darüber im Klaren, was benötigt wird (Pain Points). Definieren Sie eine griffige Vision, die ihre Ziele für alle Beteiligten schlüssig auf den Punkt bringt (Strategie).
  2. Entwickeln Sie ein Konzept, das die Lösung definiert, die Core User identifiziert und die gewünschten Use Cases beschreibt. Planen Sie alle erforderlichen Schritte, um das neue Konzept zum Leben zu bringen und am Leben zu halten. Das Ergebnis dieser Überlegungen ist unter anderem die, am besten für ihre Anforderungen geeignete Softwarelösung (Social Guide).
  3. Nach der Entscheidung und Bereitstellung der am idealsten geeigneten Softwarelösung geht es um deren Implementierung. Bildlich gesprochen geht es jetzt um die Realisierung des Social Guide.
    Im Mittelpunkt steht jetzt, die neue Lösung in die Arbeitsabläufe zu integrieren. Nun geht es darum, die neue Lösung zum Leben zu bringen und am Leben halten!

Je sorgfältiger die Vorbereitung, umso selbstverständlicher die Implementierung. Die Planung und Konzeption stellen das Fundament, das im Projektverlauf, wenn Störungen auftreten, einen wichtigen Anker stellt.

Viel Erfolg!

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Detlef Dietlein

Industrie 4.0 und was ist mit den Mitarbeitern?

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Die Hannover Messe zeigt beeindruckend, was wir uns alles unter Industrie 4.0 vorstellen dürfen. Willkommen schöne neue Welt!

Maschinen sind untereinander vernetzt und liefern Daten für die Produktions- und Prozesssteuerung. Mit entsprechendem Know-how und den richtigen Analysen kommt der Kundendiensttechniker zukünftig schon vor dem Ausfall einer Anlage und verhindert bevorstehende Probleme.

Der Kühlschrank bestellt, vernetzt mit dem Internet, automatisch Fehlbestände. Unsere Smartwatch misst Vitalwerte und meldet uns automatisch Unregelmäßigkeiten von Herzfrequenz oder O2 Sättigung des Blutes.

Doch was ist mit den Mitarbeitern der Industrie 4.0 Unternehmen?

Die meisten Organisationen und Strukturen sind noch auf dem Stand der 80er und 90er Jahre:

  • Mitarbeiter quälen sich durch endlose und nicht enden wollende eMail-Sturmfluten,
  • Hierarchien fördern und fordern Silodenken,
  • Unternehmens-Know-how ist in persönlichen eMaildatenbanken gespeichert 
  • interne Experten kennt man durch Zufall oder weil sie vom Kollegen gegenüber empfohlen werden
  • neue Mitarbeiter werden erst nach einem langen Prozess des 'try and errors' produktiv
  • Projekterfahrungen und Erfahrungswissen sind personengebunden und nicht verfügbar für ähnliche Projekte
  • die dokumentenzentrierte Ablage dokumentiert zwar ein finales Ergebnis, nicht aber den Weg dorthin - dort wäre jedoch das wichtige Erfahrungswissen
  • Alternative Arbeitsformen (Arbeitsplatz der Zukunft) sind maximal Thema von Arbeitsgruppen oder Strategiepapieren

Neue Formen der Kommunikation und Kollaboration sind kein Luxusgut

Neue Formen der Kommunikation und Kollaboration stiften Mitarbeitern und Unternehmen einen Nutzen. Das beginnt mit dem Image des (zukünftigen) Arbeitgebers und endet mit dem Ausscheiden eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen.

Enterprise Social Network (ESN) ist eine konkrete Lösung, die Mitarbeitern und Unternehmen eine digitale Heimat für ihre Kommunikation, Kollaboration und Weiterentwicklung bietet.

Nutzen eines Enterprise Social Network:

  • Als Arbeitgeber den Fight for Talents gewinnen - innovativer Arbeitgeber
  • Onboarding: Vernetzung neuer Mitarbeiter mit den zukünftigen Kollegen bereits vor dem ersten Arbeitstag
  • Unternehmens-Know-how und Erfahrungswissen sehen und nutzen können
  • Experten finden und standortübergreifend in Projektteams integrieren
  • die eigene Expertise weiterentwickeln
  • Erfahrungswissen dokumentieren
  • die persönliche Arbeitsweise optimieren können - 'into the flow'
  • Mobile Arbeitsformen - Home Office
  • horizontale Vernetzung - Silodenken auflösen

Agieren bevor sie reagieren müssen

Die ESN Einführung ist ein Prozess. Wir haben ein drei stufiges Konzept entwickelt, das diesen Prozess soweit als möglich standardisiert und alle Beteiligten begleitet. 

  • ESN ist ein Business Projekt - kein traditionelles IT Projekt
  • das TOP Management ist Teil des Projektes
  • der Einführungsprozess besteht aus einem top-down und einem bottom-up Anteil
  • wir entwickeln den individuellen ESN Leitfaden (Social Guide) mit unseren Kunden
  • auf Grundlage des Social Guide finden wir die ideale Softwarelösung
  • wir begleiten die technische und organisatorische Implementierung  - Realisierung des Social Guide
  • idealerweise etablieren wir ein Center of Excellence für die laufende Weiterentwicklung
  • Entwicklung einer Digitalkompetenz

 Jede Änderung benötigt eine aktive Begleitung - Change Projekt. Dieser Veränderungsprozess braucht Zeit! Stellen Sie die Weichen heute. Wenn Sie den Tipping-Point überschritten haben, wird es zu spät sein.

 Nichtstun bedeutet, das Feld anderen zu überlassen. Abwarten läuft auf faktische Entmündigung hinaus.

 

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Detlef Dietlein

ESN zum Leben bringen und am Leben halten

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Die Erkenntnis, dass Enterprise Social Networks (ESN) keine primären IT Projekte sind, ist sicherlich nicht neu. 

Die Konsequenz aus dieser Erkenntnis ist jedoch nicht mit bisherige Denk- und Vorgehensmodellen vereinbar. Traditionelle und etablierte Prozesse der Softwarebeschaffung und Softwareimplementierung passen nicht mehr. Sie stehen nicht mehr an erster Stelle im Projektablaufplan.

Es gibt zwar die Tendenz, dass Fachabteilungen zunehmend in der Auswahl und Beschaffung von Softwarelösungen (Fachapplikationen) federführend verantwortlich zeichnen, in einem ESN Projekt ist allerdings die strategische Entscheidungsebene zwingend erforderlich. Das Top Management sieht sich hier jedoch nicht per se in der Verantwortung.

Aus unserer Erfahrung kommt dann immer wieder die Idee auf, erst mal anzufangen ... .

Und damit beginnt in vielen Fällen, zumindest mittelfristig, der Anfang vom Ende. Insbesondere dann, wenn während dieser Phase Störungen auftreten. Interne Kritiker haben leichtes Spiel, Verunsicherung zu streuen und Irritationen zu schaffen. Es fällt zunehmend schwerer, Mitarbeiter bei der Stange zu halten und sie zur aktiven, produktiven Mitarbeit zu motivieren.

Unsere primären Kritikpunkte an dieser Vorgehensweise sind:

  • Erst einmal beginnen bedeutet, eine Software auszuwählen und zu nutzen, ohne vorher definiert zu haben, was denn mit dem ESN Konzept erreicht werden soll.
    Das wäre so, als wenn sie tolle Autoreifen kaufen würden und danach das passende Auto auswählen ...!
  • Es fehlt an einer klaren und kommunizierbaren Vision und Zielsetzung.
    Wer Dinge dem Zufall überlässt, darf sich nicht wundern, wenn er eintritt ... !
  • Ohne interne betriebswirtschaftliche Bewertung und Ausrichtung (ROI, RONA (Risk of no action), internes Geschäftsmodell) ist eine Zielerreichung und Steuerung nicht möglich.
    Ohne ein derartiges Fundament werden Störungen und Irritationen im Projektverlauf schnell zu katastrophalen Problemen, die im schlimmsten Fall den Projektverlauf in Frage stellen!
  • Motivation der Mitarbeiter ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Ohne Egobusiness gibt es kein Social Business!
    Ohne die Sehnsucht nach dem großen weiten Meer ist der Bau von Schiffen ein harter Knochenjob ...!

Deshalb haben wir uns auf Grundlage unserer Projekterfahrungen dazu entschlossen, unser Geschäftsmodell grundlegend zu ändern. Für uns steht nicht mehr der Softwarevertrieb im Fokus sondern viel mehr die Konzeption, Projektierung und Implementierung von ESN Lösungen.

Unser Vorgehen basiert auf drei Meilensteinen:

  1. Social Guide - Strategie, Geschäftsmodell, Roadmap, Use Cases, Guidelines, Terms of Use, ....
  2. Technisches Consulting und Lösungsauswahl
  3. Implementierung und Begleitung

Getreu unserem Motto: Social Business zum Leben zu bringen und am Leben zu halten!

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Detlef Dietlein

Enablement - Projekt vorbereiten

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ESN ist für viele Entscheider ein neues Thema. Erfahrungen in Xing und LinkedIn sind hilfreich aber für ein internes ESN Projekt nicht der Weisheit letzter Schluß.

Schließlich gilt es die strategische Unternehmensführung von der Idee des Social Business und den damit verbundenen Entscheidungen zu überzeugen.

Antworten auf Fragen wie diese zu haben:

  • Was ist das überhaupt: ESN / Social Intranet?
  • Warum sollten wir in den Aufbau eines ESN / Social Intranet investieren?
  • Was machen andere / unsere Partner / unsere Marktbegleiter?
  • Mit welchem Aufwand müssen wir für einen erfolgreichen Projektabschluß rechnen?
  • Wie lange dauert solch ein Projekt?
  • Gibt es eine ROI Betrachtung? Wie realistisch ist sie?
  • Wie ist das RONA (Risk of no action) zu bewerten?
  • Mit welchen Widerständen müssen wir intern rechnen und wie gehen wir damit um?
  • Wie sieht die grobe Roadmap für ein ESN / Social Intranet Projekt aus?
  • Wer sollte in einem initialen Projektteam sein?
  • Wo fangen wir wie an?
  • Sollte sich nicht besser mein Nachfolger mit diesen neumodischen Entwicklungen auseinander setzen?

Wir haben in unseren Projekten die Erfahrung gemacht, dass wir Ihnen als Sparringspartner wertvolle Dienste erbringen können. Machen Sie sich 20 Jahre Groupware und Social Business Erfahrungen zu Nutze.

In einem Excecutive Briefing entwickeln wir gemeinsam mit Ihnen die Grundlagen für ihre interne Entscheidungsfindung und Projektetablierung.

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Detlef Dietlein

pt4s unsere ESN Projekterfahrungen und Vorgehensmodell

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In unseren Enterprise Social Netzwerk (ESN) Einführungsprojekten haben wir ein drei schrittiges Vorgehensmodell entwickelt.

 

 

In den letzten 20 Jahren haben wir uns mit der Planung und Implementierung von Groupwarelösungen und Enterprise Social Netzwerken (ESN) beschäftigt. Aus Überzeugung und mit Leidenschaft.

Wir haben dabei viel gelernt und einiges erfahren.

Unsere wichtigsten Erkenntnisse sind:

  • selbst in Start-Ups mit einem Durchschnittsalter unter 30, die alle technikaffin sind, ist eine ESN Lösung kein Selbstläufer
  • ESN Projekte, die als klassische IT Projekte implementiert wurden scheiterten hinsichtlich der Mitarbeiterakzeptanz
  • einige Kunden stellten kein Budget für die Planung und Vorbereitung eines ESN Konzeptes bereit - in den meisten Fällen waren die später erforderlich gewordenen Korrekturmaßnahmen deutlich aufwändiger als das an Planung Gegesparte
  • betriebswirtschaftlich ist es nicht sinnvoll die eignen Mitarbeiter zunächst durch Try and Error zu "Social Business Fachleuten" zu entwickeln anstelle auf unser vorhandenes Know-how zurückzugreifen und im Projektverlauf die erforderlichen Erfahrungen zu sammeln
  • die notwendige Motivation der zukünftigen User sich in einem ESN zu engagieren werden immer wieder unterschätzt
  • nach einem ESN Start ohne Konzept kommt oftmals deutlich später das Erwachen wenn es um die Evaluierung und Validierung von Informationen geht
  • Kunden kaufen erst die ESN Software um sich dann zu überlegen, wie ein Implementierungskonzept und Use Cases aussehen könnten.
    Das ist gerade so als würde man zunächst die Reifen für sein neues Auto kaufen um dann zu sehen, welches Auto dazu passt!
  • ...

Das alles und einiges mehr im Hinterkopf haben wir eine einfache Methodik entwickelt, ESN Projekte zu konzipieren, zu planen, zu implementieren und schließlich zu begleiten:

Es geht darum Social Business zum Leben zu bringen und am Leben zu halten!

Unser Vorgehensmodell gliedert sich in drei Schritte:

  1. Social Guide
  2. Technik und Lösung
  3. Implementierung

 

 

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Detlef Dietlein

Vier zentrale Fragen zu Ihrem ESN Projekt

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Vier Fragen, die Ihnen einen Handlungsrahmen für die ersten Planungen einer Enterprise Social Netzwerk (ESN) Einführung geben.

 

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