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Detlef Dietlein
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pt4s steht für planteam4solutions. Wir begleiten ihre digitale Transformation mit innovativen Kommunilkations- und Kollaborationskonzepten.
Wir schaffen eine neue digitale Heimat für Ihre Mitarbeiter und Projekte!
Enterprise Social Netzwerke (ESN) und Interaktive Intranets (Social Intranet) sind zwei Beispiele solcher Konzepte.

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Detlef Dietlein

Garanten eines erfolgreichen ESN Projektes

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Tragfähiges Fundament sichert den Erfolg

Ein ESN Projekt bedeutet Veränderung für Mitarbeiter und Management. Veränderung geht immer mit Widerstand einher. Ein Veränderungsprojekt ohne Widerstände ist kein Veränderungsprojekt.

Aus diesem Grund sind wir der festen Überzeugung, dass jedes ESN Projekt auf einem sehr stabilen Fundament erreichtet werden muss. Leider mussten wir die Erfahrung machen, dass in den Projekten, in denen die Devise gelebt wurde: 'einfach mal anfangen, der Rest ergibt sich dann schon von selbst', die ESN Projekte beim ersten internen Widerstand in zum Teil existenzielle Schieflagen gerieten.

Wie haben uns entschlossen, nur für solche ESN Projekte eine Ergebnisverantwortung mit zu übernehmen, in denen unser Vorgehensmodell auch eingehalten und im besten Fall gelebt wird:

  1. Social Guide
  2. Technisches Consulting und Designprüfung
  3. Implementierung - Entwicklung eines Center of Excellence

Elemente des Fundamentes

Sponsor aus dem Top Management

Ein ESN Projekt basiert auf einer strategischen Grundsatzentscheidung. Das beschreibt das erste grundlegende Element unseres Fundamentes: das Top Management. Ohne ein klares und unabdingbares Commitment des Top Managements fehlt die wesentlichste Grundvoraussetzung des ESN Projektes. Diese Grundvoraussetzung ist die Verbindlichkeit und Sicherheit für alle, die sich jetzt, mehr oder minder euphorisch, auf den Weg der Veränderung begeben. 

Oftmals wird diese Verbindlichkeit des Top Managements auch in Form eines Sponsors verkörpert und für alle in der Organisation sichtbar gemacht.

Um es nochmals auf den Punkt zu bringen das Top Management muss VOR dem Projekt stehen nicht dahinter!

Klare Strategie

Die klar definierte ESN Strategie ist aus unserer Sicht unabdingbar, da sie für das Projekt Core Team den Handlungsraum schafft. Sie ist der rote Faden, an dem sich die Entscheidungen und erarbeiteten Ergebnisse des gesamten ESN Projektes messen lassen müssen.

Eine regelmäßige Überprüfung, ob Strategie und Operationalisierung noch im Lot sind muss institutionalisiert werden.

Projekt Core Team

Das Projekt Core Team ist die wichtigste Instanz in der Operationalisierung und Realisierung des ESN Projektes. Aus unserer Sicht hat es sich bewährt, dass das Projekt Core Team aus maximal 3-5 Teilnehmern besteht.

Das Core Team begleitet das gesamte ESN Projekt. Je nach Anforderung und Schritt in der ESN-Roadmap werden Experten aus der eigenen Organisation oder Externe mit konkreten Aufgabenstellungen mit in das Projekt Core Team aufgenommen. Für eine entsprechende Ressourcen-Einsatzplanung haben wir ein 'ESN Roadmap Template' entwickelt, das eine entsprechende Vorplanung erlaubt.

Eine zentrale organisatorische Herausforderung ist die Sicherstellung der internen Kommunikations- und Kollaborationskonzepte.

Vision, Ziele und Geschäftsmodell

Die erste elementare Aufgabe des Projekt Core teams ist die Entwicklung einer konkreten ESN Vision, basierend auf den strategischen Vorgaben. Diese Vision gibt dem ESN Projekt ein erstes Gesicht und schafft im besten Fall emotionale Bindungen an das Neue.

Strategie und Vision sind unter anderem Grundlage für die Zielfestlegung des ESN Projektes. Ziele sind aus unserer Sicht die Wegweiser und Antworten auf die Frage wohin die Reise gehen soll. Nur wer eine klare, in sich schlüssige Vorstellung von dem hat, was er erreichen will, wird auch seinen Weg finden. Und das gilt für ESN Projekte in einem besonderen Maß! ESN Projekte leben von der Motivation und Mitwirkung des Managements und der Mitarbeiter. Es wird also im Verlauf des Projektes immer ein gehöriger Anteil 'try and error' notwendig sein. Umso wichtiger sind dann das besagte Fundament und klare Zielvorstellungen, um das gewünschte Ergebnis nicht aus den Augen zu verlieren.

Die Entwicklung eines 'Geschäftsmodells' sehen wir als Vorbereitung für den nächsten Schritt als sinnvoll an. Im Wesentlichen geht es uns darum, Klarheit zu folgenden Fragestellungen zu haben:

  1. Welchen Nutzen soll das ESN Konzept stiften?
  2. Für wen?
  3. Welcher Aufwand ist dazu erforderlich?
  4. Welchen Nutzen erwarten wir nach einem erfolgreichen Projektabschluss?

Rahmenbedingungen, Use Cases und Core User

Rahmenbedingungen befassen sich mit zwei Aspekten

  • Sicht der Mitarbeiter und dem Management
  • Technologische Betrachtungen

Aus Mitarbeitersicht bedeutet Veränderung der Kommunikation und Kollaboration zunächst einmal Verunsicherung. Freiräume, die geschaffen werden, werden erst dann gelebt, wenn Erwartungen, Regeln und Befugnisse für die individuelle Gestaltung der Freiräume klar sind. Je kürzer und verständlicher, desto besser!

Aus technologischer Sicht gilt es bestehende Security Policies, internes Know How, Infrastrukturen und Präferenzen zu kennen und die 'Goes and Nogoes' auszuloten.

Die bisherige Vorarbeit ist Grundlage für die Definition der Use Cases. Was konkret soll sich am Arbeitsplatz mit der Einführung der ESN Lösung ändern? Wie soll die zukünftige Kommunikation und Kollaboration bezogen auf definierte Prozesse und Vorgänge konkret aussehen? Use Cases sind keine allgemeinen Beschreibungen wie 'wir wollen effizienter kommunizieren' sondern viel mehr Anwendungsvorgaben für den Einsatz der neuen ESN Lösung.

Und damit ergeben sich die Core User von selbst. Core User sind die Anwender, für die die Use Cases designed wurden.

Ergebnisorientierte Softwarelösung

In unserem Vorgehensmodell sind wir jetzt am Übergang Social Guide zu Technischem Consulting / Designprüfung.

Mit den konkreten Vorstellungen zum Einsatz und der technologischen Integration des ESN Projektes sind die Auswahlkriterien für die am besten passendste Softwarelösung geschaffen.

Jetzt geht es also an die Technik, Softwareauswahl und Softwarebereitstellung mit allen sicherheitsrelevanten Vorgaben.

Implementierungskonzept

Die letzte, und sicherlich nicht minder spannende Phase unseres Vorgehensmodells ist die Implementierung des Social Guide mit Hilfe der Social Softwarelösung.

Implementierungsprojekte sind höchst individuell. Wir haben deshalb eine Konzeptempfehlungen entwickelt, die es für das Projekt Core Team leichter machen, eine individuelle Lösung für das eigene Unternehmen zu entwickeln.

Ein Ziel der Impolementierung sollte aus unserer Sicht sein, langfristig ein Center of Excellence zu etablieren, um die Weiterentwicklung des ESN Projektes sicher zu stellen.

Wir glauben, dass Wandel zukünftig eine der wenigen Konstanten sein wird. Ein Center of Excellence trägt dem Rechnung.

 

Viel Erfolg für ihr ESN Projekt!

... lassen Sie es uns wissen, wenn wir Sie unterstützen dürfen!

 

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Detlef Dietlein

Investitionsschutz durch Applikationsneutralität

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"Wir haben die Softwarelösung XY gekauft und wollen jetzt Social Business einführen. Können Sie uns dabei helfen?"

Offenbar war ein sehr guter Softwareverkäufer vor uns da.

Oder der Kunde kauft generell alle Lösungen eines Herstellers (seines Vertrauens).

Diese Situation birgt zwangsweise Konfliktpotential in sich:

  • Entscheider engagieren sich für die neu angeschaffte Softwarelösung
  • Anwendern wird eine Lösung zur Verfügung gestellt, die nur bedingt ihre Probleme löst und deren Anforderungen erfüllt
  • in der Konsequenz wird die neue Lösung von den Usern nicht mit dem gewünschten Engagement genutzt
  • bei den Entscheidern der Softwarelösung macht sich Enttäuschung breit
  • die anfänglichen Verfechter der neuen Lösung verlieren langsam die Lust an der weiteren Förderung und Entwicklung der Lösung
  • das hoch gepriesene neue Softwareprojekt dümpelt nur noch so vor sich hin, oder wird mit der Zeit ganz eingestellt - die Investition abgeschrieben
  • manch einer fühlt sich in seiner Auffassung bestätigt, dass wieder einmal eine 'neue Sau durchs Dorf getrieben worden ist'

Diese Entwicklung ist für viele Entscheider und Anwender sicherlich nicht neu ... . Und dennoch wiederholt sich dieser Ablauf in vielen Unternehmen immer wieder aufs Neue.

Manchmal beschleicht uns der Verdacht, dass sich die Verantwortlichen in den Unternehmen dieser Entwicklung durchaus bewusst sind, und sie auch billigend in Kauf nehmen. Immer in der Hoffnung, dass zumindest ein kleiner Nutzen für die Organisation mit der neuen Lösung bleibt.

Je komplexer die Situation oder je höher der Leidensdruck, umso größer die Bereitschaft einer schnellen, konkreten Softwarelösung nachzugeben.

Und wenn die   dann noch einen Namen haben, scheint eine kritische Auseinandersetzung nur noch bedingt statt zu finden.

Die geschilderte Situation, geht also von der Frage aus, wie die gekaufte Software idealerweise genutzt werden könnte. Oder anders gesagt, mit der neuen Software werden Probleme gelöst, die vor deren Einsatz nicht existierten.

Unsere Vorgehensweise unterscheidet sich ...

Unser Konzept basiert auf der Vorgabe, zunächst die Rahmenbedingungen zu evaluieren. Darauf aufbauend definieren wir Zielsetzungen, Rahmenbedingungen und Use Cases gemeinsam mit Entscheidern, Core Usern und den verantwortlichen der IT.

Die applikationsneutrale Betrachtung ist für uns entscheidender Faktor in dieser Phase.

Die zentralen Fragen lauten also:

  • Was wollen Sie mit dem neuen Konzept erreichen?
  • Was muss eine Software leisten?
  • Welche bisherigen Lösungen können substituiert werden?
  • Welche Use Cases bilden wir ab, und welche Core User sind davon betroffen (ROI)?
  • Wie ist das Risk of no action (RONA) zu bewerten?

Nach 20 Jahren Erfahrung mit Groupware und Enterprise Social Projekten empfehlen wir:

  1. Werden Sie sich zunächst darüber im Klaren, was benötigt wird (Pain Points). Definieren Sie eine griffige Vision, die ihre Ziele für alle Beteiligten schlüssig auf den Punkt bringt (Strategie).
  2. Entwickeln Sie ein Konzept, das die Lösung definiert, die Core User identifiziert und die gewünschten Use Cases beschreibt. Planen Sie alle erforderlichen Schritte, um das neue Konzept zum Leben zu bringen und am Leben zu halten. Das Ergebnis dieser Überlegungen ist unter anderem die, am besten für ihre Anforderungen geeignete Softwarelösung (Social Guide).
  3. Nach der Entscheidung und Bereitstellung der am idealsten geeigneten Softwarelösung geht es um deren Implementierung. Bildlich gesprochen geht es jetzt um die Realisierung des Social Guide.
    Im Mittelpunkt steht jetzt, die neue Lösung in die Arbeitsabläufe zu integrieren. Nun geht es darum, die neue Lösung zum Leben zu bringen und am Leben halten!

Je sorgfältiger die Vorbereitung, umso selbstverständlicher die Implementierung. Die Planung und Konzeption stellen das Fundament, das im Projektverlauf, wenn Störungen auftreten, einen wichtigen Anker stellt.

Viel Erfolg!

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Detlef Dietlein

Industrie 4.0 und was ist mit den Mitarbeitern?

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Die Hannover Messe zeigt beeindruckend, was wir uns alles unter Industrie 4.0 vorstellen dürfen. Willkommen schöne neue Welt!

Maschinen sind untereinander vernetzt und liefern Daten für die Produktions- und Prozesssteuerung. Mit entsprechendem Know-how und den richtigen Analysen kommt der Kundendiensttechniker zukünftig schon vor dem Ausfall einer Anlage und verhindert bevorstehende Probleme.

Der Kühlschrank bestellt, vernetzt mit dem Internet, automatisch Fehlbestände. Unsere Smartwatch misst Vitalwerte und meldet uns automatisch Unregelmäßigkeiten von Herzfrequenz oder O2 Sättigung des Blutes.

Doch was ist mit den Mitarbeitern der Industrie 4.0 Unternehmen?

Die meisten Organisationen und Strukturen sind noch auf dem Stand der 80er und 90er Jahre:

  • Mitarbeiter quälen sich durch endlose und nicht enden wollende eMail-Sturmfluten,
  • Hierarchien fördern und fordern Silodenken,
  • Unternehmens-Know-how ist in persönlichen eMaildatenbanken gespeichert 
  • interne Experten kennt man durch Zufall oder weil sie vom Kollegen gegenüber empfohlen werden
  • neue Mitarbeiter werden erst nach einem langen Prozess des 'try and errors' produktiv
  • Projekterfahrungen und Erfahrungswissen sind personengebunden und nicht verfügbar für ähnliche Projekte
  • die dokumentenzentrierte Ablage dokumentiert zwar ein finales Ergebnis, nicht aber den Weg dorthin - dort wäre jedoch das wichtige Erfahrungswissen
  • Alternative Arbeitsformen (Arbeitsplatz der Zukunft) sind maximal Thema von Arbeitsgruppen oder Strategiepapieren

Neue Formen der Kommunikation und Kollaboration sind kein Luxusgut

Neue Formen der Kommunikation und Kollaboration stiften Mitarbeitern und Unternehmen einen Nutzen. Das beginnt mit dem Image des (zukünftigen) Arbeitgebers und endet mit dem Ausscheiden eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen.

Enterprise Social Network (ESN) ist eine konkrete Lösung, die Mitarbeitern und Unternehmen eine digitale Heimat für ihre Kommunikation, Kollaboration und Weiterentwicklung bietet.

Nutzen eines Enterprise Social Network:

  • Als Arbeitgeber den Fight for Talents gewinnen - innovativer Arbeitgeber
  • Onboarding: Vernetzung neuer Mitarbeiter mit den zukünftigen Kollegen bereits vor dem ersten Arbeitstag
  • Unternehmens-Know-how und Erfahrungswissen sehen und nutzen können
  • Experten finden und standortübergreifend in Projektteams integrieren
  • die eigene Expertise weiterentwickeln
  • Erfahrungswissen dokumentieren
  • die persönliche Arbeitsweise optimieren können - 'into the flow'
  • Mobile Arbeitsformen - Home Office
  • horizontale Vernetzung - Silodenken auflösen

Agieren bevor sie reagieren müssen

Die ESN Einführung ist ein Prozess. Wir haben ein drei stufiges Konzept entwickelt, das diesen Prozess soweit als möglich standardisiert und alle Beteiligten begleitet. 

  • ESN ist ein Business Projekt - kein traditionelles IT Projekt
  • das TOP Management ist Teil des Projektes
  • der Einführungsprozess besteht aus einem top-down und einem bottom-up Anteil
  • wir entwickeln den individuellen ESN Leitfaden (Social Guide) mit unseren Kunden
  • auf Grundlage des Social Guide finden wir die ideale Softwarelösung
  • wir begleiten die technische und organisatorische Implementierung  - Realisierung des Social Guide
  • idealerweise etablieren wir ein Center of Excellence für die laufende Weiterentwicklung
  • Entwicklung einer Digitalkompetenz

 Jede Änderung benötigt eine aktive Begleitung - Change Projekt. Dieser Veränderungsprozess braucht Zeit! Stellen Sie die Weichen heute. Wenn Sie den Tipping-Point überschritten haben, wird es zu spät sein.

 Nichtstun bedeutet, das Feld anderen zu überlassen. Abwarten läuft auf faktische Entmündigung hinaus. 

 

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Detlef Dietlein

ESN zum Leben bringen und am Leben halten

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Die Erkenntnis, dass Enterprise Social Networks (ESN) keine primären IT Projekte sind, ist sicherlich nicht neu. 

Die Konsequenz aus dieser Erkenntnis ist jedoch nicht mit bisherige Denk- und Vorgehensmodellen vereinbar. Traditionelle und etablierte Prozesse der Softwarebeschaffung und Softwareimplementierung passen nicht mehr. Sie stehen nicht mehr an erster Stelle im Projektablaufplan.

Es gibt zwar die Tendenz, dass Fachabteilungen zunehmend in der Auswahl und Beschaffung von Softwarelösungen (Fachapplikationen) federführend verantwortlich zeichnen, in einem ESN Projekt ist allerdings die strategische Entscheidungsebene zwingend erforderlich. Das Top Management sieht sich hier jedoch nicht per se in der Verantwortung.

Aus unserer Erfahrung kommt dann immer wieder die Idee auf, erst mal anzufangen ... .

Und damit beginnt in vielen Fällen, zumindest mittelfristig, der Anfang vom Ende. Insbesondere dann, wenn während dieser Phase Störungen auftreten. Interne Kritiker haben leichtes Spiel, Verunsicherung zu streuen und Irritationen zu schaffen. Es fällt zunehmend schwerer, Mitarbeiter bei der Stange zu halten und sie zur aktiven, produktiven Mitarbeit zu motivieren.

Unsere primären Kritikpunkte an dieser Vorgehensweise sind:

  • Erst einmal beginnen bedeutet, eine Software auszuwählen und zu nutzen, ohne vorher definiert zu haben, was denn mit dem ESN Konzept erreicht werden soll.
    Das wäre so, als wenn sie tolle Autoreifen kaufen würden und danach das passende Auto auswählen ...!
  • Es fehlt an einer klaren und kommunizierbaren Vision und Zielsetzung.
    Wer Dinge dem Zufall überlässt, darf sich nicht wundern, wenn er eintritt ... !
  • Ohne interne betriebswirtschaftliche Bewertung und Ausrichtung (ROI, RONA (Risk of no action), internes Geschäftsmodell) ist eine Zielerreichung und Steuerung nicht möglich.
    Ohne ein derartiges Fundament werden Störungen und Irritationen im Projektverlauf schnell zu katastrophalen Problemen, die im schlimmsten Fall den Projektverlauf in Frage stellen!
  • Motivation der Mitarbeiter ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Ohne Egobusiness gibt es kein Social Business!
    Ohne die Sehnsucht nach dem großen weiten Meer ist der Bau von Schiffen ein harter Knochenjob ...!

Deshalb haben wir uns auf Grundlage unserer Projekterfahrungen dazu entschlossen, unser Geschäftsmodell grundlegend zu ändern. Für uns steht nicht mehr der Softwarevertrieb im Fokus sondern viel mehr die Konzeption, Projektierung und Implementierung von ESN Lösungen.

Unser Vorgehen basiert auf drei Meilensteinen:

  1. Social Guide - Strategie, Geschäftsmodell, Roadmap, Use Cases, Guidelines, Terms of Use, ....
  2. Technisches Consulting und Lösungsauswahl
  3. Implementierung und Begleitung

Getreu unserem Motto: Social Business zum Leben zu bringen und am Leben zu halten!

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Enablement - Projekt vorbereiten

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ESN ist für viele Entscheider ein neues Thema. Erfahrungen in Xing und LinkedIn sind hilfreich aber für ein internes ESN Projekt nicht der Weisheit letzter Schluß.

Schließlich gilt es die strategische Unternehmensführung von der Idee des Social Business und den damit verbundenen Entscheidungen zu überzeugen.

Antworten auf Fragen wie diese zu haben:

  • Was ist das überhaupt: ESN / Social Intranet?
  • Warum sollten wir in den Aufbau eines ESN / Social Intranet investieren?
  • Was machen andere / unsere Partner / unsere Marktbegleiter?
  • Mit welchem Aufwand müssen wir für einen erfolgreichen Projektabschluß rechnen?
  • Wie lange dauert solch ein Projekt?
  • Gibt es eine ROI Betrachtung? Wie realistisch ist sie?
  • Wie ist das RONA (Risk of no action) zu bewerten?
  • Mit welchen Widerständen müssen wir intern rechnen und wie gehen wir damit um?
  • Wie sieht die grobe Roadmap für ein ESN / Social Intranet Projekt aus?
  • Wer sollte in einem initialen Projektteam sein?
  • Wo fangen wir wie an?
  • Sollte sich nicht besser mein Nachfolger mit diesen neumodischen Entwicklungen auseinander setzen?

Wir haben in unseren Projekten die Erfahrung gemacht, dass wir Ihnen als Sparringspartner wertvolle Dienste erbringen können. Machen Sie sich 20 Jahre Groupware und Social Business Erfahrungen zu Nutze.

In einem Excecutive Briefing entwickeln wir gemeinsam mit Ihnen die Grundlagen für ihre interne Entscheidungsfindung und Projektetablierung.

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Detlef Dietlein

pt4s unsere ESN Projekterfahrungen und Vorgehensmodell

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In unseren Enterprise Social Netzwerk (ESN) Einführungsprojekten haben wir ein drei schrittiges Vorgehensmodell entwickelt.

 

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Vier zentrale Fragen zu Ihrem ESN Projekt

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Vier Fragen, die Ihnen einen Handlungsrahmen für die ersten Planungen einer Enterprise Social Netzwerk (ESN) Einführung geben.

 

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