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Potentiale durch Use Cases konkretisieren

Ihr Business im Focus

Digitalisierung als zentrales Element der Entwicklung von Produkten oder in der Produktion wird bei vielen Unternehmen erfolgreich gemanagt. Hier ist man in der Lage, auf ein konkretes Ziel hinzuarbeiten und den zu erwartende Nutzen zu kalkulieren. Wenn es darum geht, die Art und Weise der Zusammenarbeit weiter zu entwickeln, dann wird es oft schwieriger. Die etablierten Methoden haben doch dazu beigetragen, dass die derzeitigen Erfolge erzielt werden können. Warum also etwas ändern. Und es wurde doch schon neue Software bereitgestellt, leider fand diese wenig Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Diese sind wohl noch nicht so weit. Nur: Wie gelingt es, die häufig anzutreffende permanente Überlastung gerade bei Leistungsträgern zu reduzieren? Wie können dringend benötigte Freiräume für Kreativität und Weiterentwicklung geschaffen werden?

Use-Cases als Anker, Veränderungen nachhaltig zu etablieren

Ziel eines Change-Prozesses ist eine anhaltende Verbesserung. Diese muss natürlich auch von den Mitarbeitern erlebbar, spürbar sein. Nur dann wird es gelingen, den Change in to the flow zu realisieren, Arbeitsweisen nachhaltig zu verändern. Damit wird es erforderlich, aktuelle Herausforderungen in der täglichen Arbeit zu ermitteln und ein Konzept für die Neugestaltung dieses Prozesses zu entwickeln. Dies betrifft oft auch Fragen, welche die Organisation oder Führungsverhalten betreffen. Aus den Use Cases leitet sich ab 

der Projektverlauf (Priorisierung entsprechend der Ziele)funktionale Anforderungen an die benötigte Applikationdie Anforderung bezüglich der Schulung der Nutzerdie Anforderungen an die organisatorischen Rahmenbedingungen

Das Beschreiben konkreter Use-Cases gibt allen Beteiligten die Möglichkeit, den zu erwartenden Nutzens nach erfolgreichem Abschluss eines Teilprojektes im Change of Balance zu ermitteln, ermöglicht eine ROI-Abschätzung durch die eigenen Mitarbeiter und gibt Auskunft hinsichtlich der benötigten internen Ressourcen. Und über die Use Cases werden Visionen konkretisiert, wie die eigene Arbeit und die Zusammenarbeit in Teams zukünftig gestaltet werden soll. Das sorgt für ein klares Kommitment der beteiligten Mitarbeiter im Projekt. So wird die Grundlage für aktive Mitarbeit geschaffen. Und damit eine Voraussetzung, dass der ROI oft 18-24 Monate nach Projektbeginn tatsächlich realisiert werden kann.

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Intranet 4.0

Intranet ohne Akzeptanz - brauchen wir das noch oder kann das weg?

Sie kennen das vielleicht aus eigener Erfahrung: So ein Intranet der alten Schule hat es heutzutage schon schwer. Der Speiseplan der Kantine und – so vorhanden – der private Marktplatz oder die Organisation von Sportbegeisterten sind die meistgenutzten Anlaufstellen. Viele andere Informationsbereiche werden nur sporadisch gepflegt oder sind gänzlich verwaist. Um das Intranet für die Mitarbeiter attraktiver zu machen, wurden oft Schnittstellen zu häufig benötigten Prozessen in Core-Applikationen von Fachbereichen geschaffen: Urlaubsantrag, Materialbestellung, Reservieren von Pool-Fahrzeugen und ähnliches. OK, die Nutzung hat das Verbessert. Die Akzeptanz insgesamt eher nicht.

 

Nutzen des Social Intranet für die Mitarbeitern klar formulieren

In Gesprächen mit Verantwortlichen aus den Bereichen Marketing oder Corporate Communications wird uns dargestellt, dass sich die Überlegungen vor allem um Corporate Design, Strukturen oder die gewohnte Integration von Applikationen, also den Portal-Charakter, drehen. Und wir spüren Unsicherheit, ob das alles ausreicht, um langfristig einen großen Teil der Belegschaft für das Intranet zu begeistern und eine hohe Nutzungsfrequenz zu erreichen.

Wir fragen dann nach, das Erreichen welcher Unternehmensziele unterstützt werden soll und welchen konkreten Nutzen die Mitarbeiter zukünftig haben werden, wenn das „Neue Intranet“ bereit steht. Das sind die Fragen, die darüber entscheiden, ob es langfristig erfolgreich sein wird oder wie ein Strohfeuer verglüht.

 

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Management Briefing - Expertengespräch

Sie kennen das sicher: Jeden Tag finden sich in der Wirtschaftspresse und in Fachmagazinen Beiträge, wie schlecht es um die Digitalisierung Deutschlands und der deutschen Unternehmen bestellt ist. Die Zukunft wird in mehr oder weniger düsteren Farben gemalt. Auf der anderen Seite wird von erfolgreichen Initiativen zur Automatisierung und Digitalisierung der Produktion, Internet of Things, Digital Hubs und anderen berichtet. Digital Roadmaps beschreiben, welchen Weg Unternehmen gehen, wie die Wertschöpfung und Integration von Kunden und Partnern digitalisiert werden sollte.

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