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Potentiale durch Use Cases konkretisieren

Ihr Business im Focus

Digitalisierung als zentrales Element der Entwicklung von Produkten oder in der Produktion wird bei vielen Unternehmen erfolgreich gemanagt. Hier ist man in der Lage, auf ein konkretes Ziel hinzuarbeiten und den zu erwartende Nutzen zu kalkulieren. Wenn es darum geht, die Art und Weise der Zusammenarbeit weiter zu entwickeln, dann wird es oft schwieriger. Die etablierten Methoden haben doch dazu beigetragen, dass die derzeitigen Erfolge erzielt werden können. Warum also etwas ändern. Und es wurde doch schon neue Software bereitgestellt, leider fand diese wenig Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Diese sind wohl noch nicht so weit. Nur: Wie gelingt es, die häufig anzutreffende permanente Überlastung gerade bei Leistungsträgern zu reduzieren? Wie können dringend benötigte Freiräume für Kreativität und Weiterentwicklung geschaffen werden?

Use-Cases als Anker, Veränderungen nachhaltig zu etablieren

Ziel eines Change-Prozesses ist eine anhaltende Verbesserung. Diese muss natürlich auch von den Mitarbeitern erlebbar, spürbar sein. Nur dann wird es gelingen, den Change in to the flow zu realisieren, Arbeitsweisen nachhaltig zu verändern. Damit wird es erforderlich, aktuelle Herausforderungen in der täglichen Arbeit zu ermitteln und ein Konzept für die Neugestaltung dieses Prozesses zu entwickeln. Dies betrifft oft auch Fragen, welche die Organisation oder Führungsverhalten betreffen. Aus den Use Cases leitet sich ab 

der Projektverlauf (Priorisierung entsprechend der Ziele)funktionale Anforderungen an die benötigte Applikationdie Anforderung bezüglich der Schulung der Nutzerdie Anforderungen an die organisatorischen Rahmenbedingungen

Das Beschreiben konkreter Use-Cases gibt allen Beteiligten die Möglichkeit, den zu erwartenden Nutzens nach erfolgreichem Abschluss eines Teilprojektes im Change of Balance zu ermitteln, ermöglicht eine ROI-Abschätzung durch die eigenen Mitarbeiter und gibt Auskunft hinsichtlich der benötigten internen Ressourcen. Und über die Use Cases werden Visionen konkretisiert, wie die eigene Arbeit und die Zusammenarbeit in Teams zukünftig gestaltet werden soll. Das sorgt für ein klares Kommitment der beteiligten Mitarbeiter im Projekt. So wird die Grundlage für aktive Mitarbeit geschaffen. Und damit eine Voraussetzung, dass der ROI oft 18-24 Monate nach Projektbeginn tatsächlich realisiert werden kann.

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Silos auflösen - Zusammenarbeit verbessern

Der wirtschaftliche Erfolg Deutschlands, viele kleiner und mittelständischer Unternehmen basisert auf konsequenter Entwicklung, Tüfteln und Erfindergeist, auf Arbeitsteilung und Spezialisierung. Aber so wie in der Produktentwicklung die Zeit der großen einzelnen Lichtgestalten vorbei ist, so verändern sich auch die Anforderungen hinsichtlich der Zusammenarbeit in allen Bereichen der Unternehmen.  Nur durch die Leistung einzelner herausragender Mitarbeiter allein ist Erfolg oft nicht mehr realisierbar. Entwicklung, Vertrieb, Marketing, immer öfter wird die Zusammenarbeit in Teams erforderlich. Aber auch über die Teamgrenzen hinaus: die Herausforderung, welche Unternehmen oft unter den Nägeln brennt, ist die Vernetzung von Vertrieb mit Marketing, Service und Produktentwicklung. Es wird immer wichtiger, alle verfügbaren Informationen aus dem Markt zusammen zu führen und für Entscheidungen nutzbar zu machen. Und dieses Wissen und die Erfahrungen von den einzelnen Personen zu entkoppeln. Dies gewinnt mit zunehmender Flexibilisierung, organisatorischen Veränderungen oder schnelleren Personalwechsel, an Bedeutung.

Das Wissen des Unternehmens gehört dem Unternehmen, nicht dem einzelnen Mitarbeiter

Silos auflösen bedeutet, Ergebnisse seiner Arbeit mit anderen zu teilen, Zugriff auf Informationen und Erfahrungen zu ermöglichen. Silos auflösen bedeutet, den direkten Austausch zwischen Experten oder Projektmitgliedern zu fördern. Das muss gewollt sein, die Strukturen im Unternehmen müssen passen.Wie aber kann organisiert werden, dass der Einzelne von der Arbeit der anderen erfährt, von gemachten Erfahrungen Kenntnis erlangt? Wer will immer mehr Mails mit Inhalten, die er derzeit nicht benötigt? Unser Mail-Postfach ist heute schon eher Last denn Segen. Es bedarf also Systeme, die den Zugriff auf Informationen erlauben dann, wenn ich die Info benötige, nicht wenn sie entstanden ist. Und dabei nicht nur den isolierten, losgelösten Zugriff auf Dateien in einem Netzlaufwerk, sondern idealerweise auch Zugriff auf die damit verbundene Kommunikation, die stattgefunden hat. Dieser Kontext erst ermöglicht es dem Einzelnen, die Nutzbarkeit für seine Aufgabe abschätzen zu können. Hin und wieder wird darauf verwiesen, dass man vor einiger Zeit WIKIs installiert habe. Damit bestehe die Möglichkeit, Wissen und Erfahrungen zu dokumentieren. Leider ist die Nutzung über die Zeit wieder eingeschlafen. Schlussfolgerung: Unser Mitarbeiter brauchen das nicht! Wer pflegt schon Wikis, wenn nicht erkennbar ist, ob dieses dort abgelegte Wissen irgendwann von irgendwem genutzt wurde? Damit veraltet das dort abgelegte Wissen. Mit der Konsequenz, dass das Wiki über die Zeit an Attraktivität verliert und noch weniger genutzt wird.

 

Arbeitsplatz der Zukunft als Lösung

Wir sehen nur eine nachhaltige, langfristig erfolgreiche Lösung: Die Organisation und Dokumentation der täglichen Arbeit des einzelnen so, dass alle MA mit berechtigtem Interesse die Möglichkeit des Zugriffs haben, auf diese Leistung und Erfahrung zugreifen und damit weiter entwickeln zu können. Nur wenn es gelingt, den Arbeitsplatz der Zukunft so zu gestalten, dass Expertise sichtbar, Wissen verfügbar und Erfahrungen nutzbar gemacht werden, sind sie in der Lage, eine lernende Organisation zu entwickeln. Die Potentiale sind vielversprechend: Erfahrungen zeigen, dass beispielsweise das Abschließen von Projekten in Time und Budget um 20% verbessert wird. Welches Potential für Ihr Unternehmen das konkret bedeutet können Sie selbst abschätzen. Das Etablieren des Arbeitsplatzes der Zukunft hat auch Auswirkungen auf Motivation des Einzelnen, Zielvereinbarungen und Leistungsbewertung, Führung und Organisation.

In einem Change in Balance into the Flow Projekt beachten wir das Zusammenspiel aller erfolgskritischen Faktoren. Um für unsere Kunden nachhaltigen Erfolg zu ermöglichen. 

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Frohe Weihnachten und ein tolles 2019


 

 

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Management Briefing - Expertengespräch

Sie kennen das sicher: Jeden Tag finden sich in der Wirtschaftspresse und in Fachmagazinen Beiträge, wie schlecht es um die Digitalisierung Deutschlands und der deutschen Unternehmen bestellt ist. Die Zukunft wird in mehr oder weniger düsteren Farben gemalt. Auf der anderen Seite wird von erfolgreichen Initiativen zur Automatisierung und Digitalisierung der Produktion, Internet of Things, Digital Hubs und anderen berichtet. Digital Roadmaps beschreiben, welchen Weg Unternehmen gehen, wie die Wertschöpfung und Integration von Kunden und Partnern digitalisiert werden sollte.

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Interne Kommunikation - Selbstbild und Realität

 Erfolg tut gut - und kann träge machen

Den Firmen in Deutschland geht es wohl überwiegend gut. Volle Auftragsbücher, stetiges Wachstum, die wirklich knappen Ressourcen sind Zeit und gute Mitarbeiter. Und es klingt immer wieder durch: in solch einer Zeit ist die Bereitschaft für Veränderungen nur sehr gering. Warum auch, wenn man mit der derzeitigen Arbeitsweise so erfolgreich ist?

Wenn wir mit Unternehmen darüber sprechen, wie sie heute Information, Kommunikation und Zusammenarbeit organisieren, dann verweist man auf die kurzen Wege in der Verwaltung, dass man sich kenne, miteinander telefoniere. Das geeignete Werkzeuge für das Ablegen und Teilen von Dokumenten zur Verfügung gestellt werden, ein Wiki sei etabliert worden und im Intranet wichtige Informationen zu finden sind. Es ist alles gut organisiert.

Hin und wieder gibt es Kontakte zu Fachverantwortlichen, und diese zeichnen oft ein ganz anderes Bild: Das Intranet wird als Quelle für brauchbare Informationen nicht mehr wahrgenommen, die Inhalte im Wiki sind oft veraltet, in den Netzlaufwerken, so man denn Zugriffsberechtigung hat, findet man nicht die benötigten Inhalte. Und Kommunikation findet über E-Mail statt. Informationstransport, Projektorganisation, Abstimmungen, Meeting-Protokolle, …. Hin und her und her und hin, gern auch mit Verteiler und  CC. Oftmals wahre Tsunamis zu einem Thema, mit immer kryptischer werdenden Betreff.  Ohne Chance, jemals wieder die Übersicht zu gewinnen, wer wann welchen Beitrag geleistet hat. Oder gar eine Vertretung mit dem Thema zu beauftragen.

„Bei der Art und Weise, wie derzeit bei uns intern mit Wissen und Informationen gearbeitet wird, sind Fehler in Prozessabläufen und Verzögerungen in Entscheidungen die logische Konsequenz. Und dazu eine enorme Verschwendung von wertvoller Zeit und Energie qualifizierter, teurer Mitarbeiter. Wenn wir so in der Produktion organisiert wären, uns gäbe es nicht mehr am Markt.“

 Entwicklung ermöglichen - Zukunft aktiv gestalten

Auf die sich diesem Statement aufdrängende Frage „Und warum tun sie sich das an, warum muten sie das ihren Mitarbeitern zu?“ erhalten wir eine der beiden (oder beide) Antworten:

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